Función Pro: Esta función está disponible en el plan Pro. Puedes encontrar más información aquí: ¿Cómo actualizar y manejar tu suscripción de WeTravel?
Con las Tareas del Participante (Participant Tasks), puedes recopilar información clave, como restricciones dietéticas, contactos de emergencia, información del pasaporte o preferencias de habitación, después de que un participante reserve, sin saturar el proceso de pago. Las Tareas te ayudan a mantenerte organizado al agrupar preguntas, establecer fechas límite y hacer un seguimiento de su finalización en un solo lugar. Los recordatorios automáticos incitan a los participantes a responder a tiempo, lo que reduce los seguimientos manuales y la información perdida.
Para empezar, abre el Trip Builder (Creador de Viajes) y navega hasta el paso "Participant Info" (Información del Participante). Primero, añade las preguntas que te gustaría hacer durante el proceso de pago. Luego, desplázate hacia abajo para crear tareas del participante, donde puedes añadir preguntas de seguimiento para responder después de la reserva.
Haz clic en "Add Task" (Añadir Tarea) para abrir una ventana emergente donde puedes completar los detalles de la tarea. Podrás establecer un nombre para la tarea, elegir cuándo vence (inmediatamente después del pago, o un número de días personalizado antes o después de la fecha de inicio o finalización del viaje, o un número de días personalizado después de la fecha de reserva), y habilitar recordatorios automáticos.
Si los recordatorios están activados, WeTravel enviará automáticamente correos electrónicos a los participantes:
7 días antes de la fecha de vencimiento
3 días antes de la fecha de vencimiento
En la fecha de vencimiento
Aviso final de retraso 2 días después de la fecha de vencimiento
Esto ayuda a garantizar que la información importante se recopile a tiempo, sin necesidad de seguimientos manuales.
Ten en cuenta que cuando creas una nueva tarea, los recordatorios automáticos se activarán por defecto. En el caso de las tareas opcionales (que solo contienen preguntas no obligatorias), no se activarán recordatorios según el cronograma. Sin embargo, si hay otras tareas obligatorias para las que sí se activan recordatorios, las tareas opcionales también se incluirán en la lista de tareas en el correo electrónico.
Nota: En el caso de las tareas que venzan inmediatamente después del pago, los clientes recibirán hasta dos recordatorios adicionales: uno en la fecha de vencimiento y otro si la tarea sigue incompleta dos días después. Estos recordatorios se envían por separado del correo electrónico de confirmación de la reserva.
A continuación, incluye tantas preguntas como sean necesarias para cada tarea. Puedes designar preguntas específicas como obligatorias, lo que significa que los participantes deben completarlas para que la tarea aparezca como completada de tu lado.
Puedes editar las preguntas y cambiar su orden arrastrándolas hacia arriba y hacia abajo usando las dos líneas del lado izquierdo.
Si es necesario (y se ha creado al menos una tarea), puedes transferir tus preguntas a otra tarea. Este cambio afectará tanto a las reservas actuales como a las futuras. Las respuestas de las reservas existentes se conservarán, pero ahora aparecerán bajo la nueva tarea en el cuestionario o en los detalles de la reserva.
Cómo lo ven tus clientes
Tus clientes recibirán recordatorios por correo electrónico según las fechas de vencimiento que establezcas para cada tarea. Estos correos incluirán enlaces para que accedan a su panel de reservas, donde podrán ver y completar cualquier tarea pendiente. El correo electrónico de confirmación inicial de la reserva también mostrará las tareas pendientes, si corresponde.
En el panel del participante, tus clientes verán una ventana azul que enumera hasta cinco posibles acciones. Una de ellas es "Complete your info" (Completa tu información): aquí es donde los clientes encontrarán y completarán las tareas específicas que configuraste. Otras acciones incluyen realizar un pago, firmar documentos (si corresponde), comprar un seguro de viaje (si corresponde) o dejar una reseña después de que finalice el viaje.
Nota: Sólo los compradores pueden completar esta información en su cuenta para sí mismos y para cualquier participante en la reserva.
Una vez que el cliente envíe su información, no recibirás una notificación, pero las respuestas se guardarán automáticamente en tu Tabla de Participantes.
Por favor, ten en cuenta que solo enviaremos correos electrónicos a ti y a tus miembros del equipo (con los permisos de viaje) cuando un comprador u otro miembro del equipo actualice la respuesta a una pregunta de una tarea. Cualquier cambio también se reflejará en el historial de reservas.
Tú y los miembros de tu equipo también recibirán notificaciones por correo electrónico cuando las tareas de los participantes tengan un retraso de 3 días 🚨
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿Está disponible esta función para los miembros del equipo?
Los miembros del equipo autorizados a editar el viaje específico tendrán la posibilidad de modificar las tareas y las preguntas, lo que incluye agregarlas o eliminarlas.
¿Puedo completar tareas en nombre de mi cliente?
Sí, puedes actualizar la información del cuestionario del participante y completar las tareas en nombre de tu cliente. Aquí te explicamos cómo.
¿Puedo enviar recordatorios manuales a mis clientes para que completen sus tareas?
¡Sí! Puedes enviar mensajes masivos a los clientes que no hayan completado los campos obligatorios, ya sea en el cuestionario del participante durante el pago o en las tareas posteriores a la reserva. Haz clic aquí para obtener más información.
¿Es posible ajustar la fecha de vencimiento de las tareas de los participantes o editar las preguntas de las tareas una vez realizadas las reservas?
Sí, cualquier cambio en las tareas y el cronograma de notificaciones se aplicará a todas las reservas existentes y nuevas.
¿Se pueden añadir tareas a reservas de viajes pasados?
No se pueden añadir tareas a las reservas si han transcurrido más de 14 días desde la fecha de finalización del viaje.
Si edito una tarea existente (por ejemplo, cambio el texto, añado nuevas preguntas o ajusto los tipos de preguntas), ¿se notifica a los participantes?
No se envían notificaciones automáticas. Sin embargo, los participantes verán la versión actualizada la próxima vez que visiten su página "Manage Booking"(Gestionar Reservas). Ten en cuenta que solo enviaremos correos electrónicos a ti y a tus miembros del equipo (con los permisos de viaje) cuando un comprador u otro miembro del equipo actualice la respuesta a una pregunta ya enviada.
¿Qué pasa si agrego una tarea después de que un participante ya haya reservado?
Solo las tareas con fechas de vencimiento próximas activarán los recordatorios. Si la fecha límite de la tarea ya ha pasado, deberás hacer un seguimiento manual con los participantes.
¿Mis clientes recibirán varios correos electrónicos si varias tareas vencen en la misma fecha para una reserva?
No, tus clientes recibirán solo un correo electrónico para todas las tareas que venzan en la misma fecha. Este correo incluirá las tareas de toda la reserva, cubriendo a todos los participantes.
¿Qué sucede con las tareas cuando un participante se vuelve a reservar (rebook) para un nuevo viaje?
Las tareas del viaje original se congelan y ya no se pueden editar. Las tareas y recordatorios del nuevo viaje se aplicarán de ahí en adelante.
¿Qué sucede si se elimina una tarea con respuestas existentes?
Tanto la tarea como todas las respuestas enviadas se eliminan de forma permanente y dejarán de ser visibles para ti y tus clientes.
Si se copia un viaje, ¿también se copian las tareas?
Sí, todas las tareas y sus preguntas asociadas se duplican en el nuevo viaje, lo que resulta útil para reutilizar las tareas en varios viajes.
¿Dónde puedo descargar la información de los participantes y las tareas completadas en un solo documento?
Puedes hacerlo usando la función Download Excel (Descargar Excel) en la pestaña "Bookings" (Reservas). Incluye tanto los detalles del cuestionario de los participantes como sus tareas completadas en un solo archivo. Haz clic aquí para obtener más información. Además, también puedes localizar y exportar toda la información del cuestionario y de las tareas en la "Participants Table" (Tabla de Participantes). Haz clic aquí para obtener más información.
¿Las tareas de los participantes funcionan con los enlaces de pago?
No, las tareas de los participantes solo están disponibles para reservas de viajes completos.
Por favor, contáctanos si tienes alguna otra pregunta. ¡Estaremos encantados de ayudarte!