Solo Pro: esta función está disponible con el plan pro. Puedes encontrar más información aquí: ¿Cómo actualizar y manejar tu suscripción de WeTravel?
Con las Tareas del Participante(Participant Tasks), puedes recopilar información clave, como restricciones dietéticas, contactos de emergencia, información del pasaporte o preferencias de habitación, después de que un participante reserve, sin saturar el proceso de pago. Las Tareas te ayudan a mantenerte organizado al agrupar preguntas, establecer fechas límite y hacer un seguimiento de la finalización en un solo lugar. Los recordatorios automáticos incitan a los participantes a responder a tiempo, lo que reduce los seguimientos manuales y la información perdida.
Para empezar, abre el Creador de Viajes y navega hasta el paso "Participant Info"(Información del Participante). Primero, añade las preguntas que quieras hacer durante el pago. Luego, desplázate hacia abajo para crear tareas del participante, donde puedes añadir preguntas de seguimiento para responder después de la reserva.
Haz clic en "Add Task"(Añadir tarea) para abrir una ventana emergente donde podrás completar los detalles de la tarea. Podrás asignarle un nombre, elegir su fecha de entrega (inmediatamente después de finalizar la compra, un número personalizado de días antes o después de la fecha de inicio o fin del viaje, o un número personalizado de días después de la fecha de reserva) y activar recordatorios automáticos.
Si los recordatorios están activados, WeTravel enviará automáticamente correos electrónicos a los participantes:
7 días antes de la fecha límite
3 días antes de la fecha límite
En la fecha límite
Y un último aviso de retraso 2 días después de la fecha límite
Esto ayuda a garantizar que la información importante se recopile a tiempo, sin necesidad de seguimiento manual.
Ten en cuenta que al crear una nueva tarea, los recordatorios automáticos se activarán por defecto. Para las tareas opcionales (que contienen solo preguntas no obligatorias), no activamos recordatorios según el calendario de recordatorios. Sin embargo, si hay otras tareas obligatorias para las que sí activamos recordatorios, las tareas opcionales también se incluirán en la lista de tareas del correo electrónico.
Nota: Para las tareas que vencen inmediatamente después de finalizar la compra, los clientes recibirán hasta dos recordatorios adicionales: uno en la fecha de vencimiento y otro si la tarea sigue incompleta dos días después. Estos recordatorios se envían por separado del correo electrónico de confirmación de la reserva.
A continuación, incluya tantas preguntas como sean necesarias para cada tarea. Puedes asignar preguntas específicas según sea necesario, lo que significa que los participantes deben completarlas para que la tarea aparezca como completada. Puedes editar y cambiar el orden de las preguntas según sea necesario.
Si es necesario (y se crea al menos una tarea), puedes transferir tus preguntas a otra tarea. Este cambio afectará tanto a las reservas actuales como a las futuras. Las respuestas de las reservas existentes se conservarán, pero ahora aparecerán en la nueva tarea, en el cuestionario o en los detalles de la reserva.
Cómo lo ven tus clientes
Tus clientes recibirán recordatorios por correo electrónico según las fechas de vencimiento que establezcas para cada tarea. Estos correos electrónicos incluirán enlaces para acceder a su panel de reservas, donde podrán ver y completar las tareas pendientes. El correo electrónico de confirmación inicial de la reserva también mostrará las tareas pendientes, si corresponde.
En el panel de participantes, tus clientes verán una ventana azul con hasta cinco acciones posibles. Una de ellas es "Complete your info"(Completa tu información): aquí encontrarán y completarán las tareas específicas que hayas configurado. Otras opciones incluyen realizar un pago, firmar documentos (si corresponde), contratar un seguro de viaje (si corresponde) o dejar una reseña al finalizar el viaje.
Nota: Sólo los compradores pueden completar esta información en su cuenta para sí mismos y para cualquier participante en la reserva.
Una vez que el cliente envíe su información, no recibirás una notificación, pero las respuestas se guardarán automáticamente en tu Tabla de Participantes.
Ten en cuenta que solo enviaremos correos electrónicos a ti y a tus miembros del equipo (con los permisos de viaje) cuando un comprador u otro miembro del equipo actualice la respuesta de la tarea a una pregunta. Cualquier cambio también se reflejará en el historial de reservas.
Preguntas frecuentes
¿Está disponible esta función para los miembros del equipo?
Los miembros del equipo autorizados para editar el viaje específico tendrán la posibilidad de modificar las tareas y preguntas, incluso agregarlas o eliminarlas.
¿Puedo completar tareas en nombre de mi cliente?
Sí, puedes actualizar la información del cuestionario del participante y completar las tareas en nombre de tu cliente. Aquí le explicamos cómo.
¿Puedo enviar recordatorios manuales a mis clientes para que completen sus tareas?
¡Sí! Puedes enviar mensajes masivos a los clientes que no hayan completado los campos obligatorios, ya sea en el cuestionario de participantes al finalizar la compra o en las tareas posteriores a la reserva. Haz clic aquí para obtener más información.
¿Es posible ajustar la fecha de vencimiento de las tareas de los participantes o editar las preguntas de las tareas una vez realizadas las reservas?
Sí, cualquier cambio en las tareas y el calendario de notificaciones se aplicará a todas las reservas existentes y nuevas.
¿Se pueden añadir tareas a reservas de viajes anteriores?
No se pueden añadir tareas a las reservas si han transcurrido más de 14 días desde la fecha de finalización del viaje.
Si edito una tarea existente (por ejemplo, cambio el texto, añado nuevas preguntas o ajusto los tipos de preguntas), ¿se notifica a los participantes?
No se envían notificaciones automáticas. Sin embargo, los participantes verán la versión actualizada la próxima vez que visiten su página "Manage Booking"(Gestionar Reservas). Ten en cuenta que solo enviaremos correos electrónicos a ti y a tus miembros del equipo (con los permisos de viaje) cuando un comprador u otro miembro del equipo actualice la respuesta a una pregunta ya enviada.
¿Qué pasa si agrego una tarea después de que un participante ya la haya reservado?
Solo las tareas con fechas de vencimiento próximas activarán recordatorios. Si la fecha límite de la tarea ya ha pasado, deberás hacer un seguimiento manual con los participantes.
¿Mis clientes recibirán varios correos electrónicos si varias tareas vencen en la misma fecha para una reserva?
No, tus clientes recibirán un solo correo electrónico para todas las tareas que vencen en la misma fecha. Este correo incluirá las tareas de toda la reserva, abarcando a todos los participantes.
¿Qué sucede con las tareas cuando un participante se reprograma para un nuevo viaje?
Las tareas del viaje original se congelan y ya no se pueden editar. Las tareas y recordatorios del nuevo viaje se aplicarán de ahí en adelante.
¿Qué sucede si se elimina una tarea con respuestas existentes?
Tanto la tarea como todas las respuestas enviadas se eliminan permanentemente y ya no serán visibles para ti ni para tus clientes.
Si se copia un viaje, ¿también se copian las tareas?
Sí, todas las tareas y sus preguntas asociadas se duplican en el nuevo viaje, lo que resulta útil para reutilizar tareas en varios viajes.
¿Dónde puedo descargar la información de los participantes y las tareas completadas en un solo documento?
Puedes hacerlo usando la función Download Excel(Descargar Excel) en la pestaña "Bookings"(Reservas). Incluye tanto los detalles del cuestionario de los participantes como sus tareas completadas en un solo archivo. Haz clic aquí para obtener más información. Además, puedes encontrar y exportar toda la información del cuestionario y las tareas en la tabla de participantes. Haz clic aquí para obtener más información.
¿Las tareas de los participantes funcionan con los enlaces de pago?
No, las tareas de los participantes solo están disponibles para reservas de viajes completos.
Puedes contactarnos con cualquier pregunta por correo electrónico (info@wetravel.com) o mediante el chat en la esquina inferior derecha de la página/helpdesk.