Si es necesario volver a reservar a un participante en un viaje diferente, siga estos pasos para moverlo en muy pocos pasos.
Navegue hasta "My Trips"(Mis viajes) y haz clic en "Manage Trip"(Administrar viaje).
Localice al participante en la lista y elija "Rebook to Another Trip"(Volver a reservar para otro viaje) en tu lista.
Aparecerá una ventana emergente que mostrará detalles como el nombre del viaje, la información del comprador, los nombres de los participantes y el monto ya pagado. Utilice el menú desplegable para seleccionar el nuevo viaje:
Nota: Los viajes agotados o los viajes en una divisa diferente se mostrarán atenuados y no se podrán seleccionar.
Cosas importantes para recordar al volver a reservar:
La reserva original y todos los participantes serán cancelados automáticamente. Esto es definitivo y no se puede deshacer.
Los importes pagados anteriormente se trasladarán al nuevo viaje.
Los complementos/extras y paquetes no se copiarán en el nuevo viaje.
No se copiarán los documentos cargados o firmados electrónicamente ni las respuestas de los formularios.
Después de seleccionar un nuevo viaje, podrás elegir un paquete y cualquier extra adicional antes de pasar a la sección de información del participante.
En el siguiente paso, verás la información del participante con los datos precargados según el paquete seleccionado, que puedes editar según sea necesario.
Después podrás revisar el total pagado, el nuevo plan de pago y confirmar que el pago se transferirá al nuevo viaje, cancelando la reserva original. Si el nuevo viaje cuesta más, el comprador tendrá un saldo pendiente. Si cuesta menos, puedes emitir un reembolso si es necesario.
Por último, puedes optar por agregar un mensaje personalizado al correo electrónico de confirmación. Haz clic en "Confirm Rebooking"(Confirmar cambio de reserva) y listo. ¡Has vuelto a reservar exitosamente a tu cliente!
¿Qué Sucede Después?
Se cancela la reserva original y se reserva el nuevo viaje.
Puedes ver los detalles de la nueva reserva haciendo clic en el estado azul "rebooked"(Nueva Reserva).
Tanto tú como el participante recibirán un correo electrónico de confirmación de la nueva reserva (no se enviará ningún correo electrónico de cancelación).
Puedes ponerte en contacto con tus clientes y pedirles que completen su cuestionario de participante, así como que firmen los documentos requeridos si es necesario.
Los recordatorios de pago enviados después de la nueva reserva se vincularán al nuevo viaje.
Nota: Los recordatorios enviados anteriormente seguirán vinculados al viaje anterior, pero no se enviarán más recordatorios.
Preguntas frecuentes sobre cambios de reserva
¿Qué sucede si vuelvo a reservar menos participantes que la reserva original?
Solo se transferirán los participantes seleccionados. El resto se cancelará en la reserva original.
¿Qué pasa si cometí un error y necesito revertir la reserva?
No se permite volver a reservar el viaje original ni volver a reservar un viaje con una reserva existente para el mismo comprador. Utilice la función Add Participant(Agregar participante) para agregar a alguien nuevamente al viaje original y Registrar pagos en efectivo para equilibrar los fondos que no se pueden mover.
¿Podemos mis participantes y yo ver los detalles de la nueva reserva en el registro de actividad?
Sí, tú y tus participantes pueden ver los detalles de la nueva reserva en el registro de actividad tanto de la nueva reserva como de la original.
¿Puedo transferir reservas con pagos pendientes?
Sí, los pagos pendientes se trasladarán al nuevo viaje. El comprador deberá pagar cualquier saldo pendiente según el plan de pago del nuevo viaje. Si la facturación automática está habilitada para el nuevo viaje, procesará los montos adeudados una vez que se completen los pagos pendientes.
¿Puedo transferir solo una persona de una reserva de grupo a otro viaje?
No, no son posibles los traslados individuales dentro de una reserva de grupo. La reserva completa sólo se puede trasladar a un nuevo viaje. Si necesitas transferir a una sola persona, primero debes cancelar su paquete en la reserva original y luego agregarles al nuevo viaje como un proceso separado.
¿Puedo transferir reservas de forma masiva?
Actualmente, las reservas deben transferirse individualmente y no pueden transferirse de forma masiva.
¿Cómo se reflejará esto en mis informes?
Los datos de los participantes y los nombres de los viajes se actualizan en los informes. Los informes de Pagos y Transacciones incluyen un campo adicional para los detalles de la nueva reserva.
Toda la información del participante también está disponible en la hoja de Excel descargable dentro de su panel de viaje. Reflejará el nuevo viaje al que se volvió a reservar el comprador y ya no mostrará la reserva anterior.
¿La página de contribución también se transferirá cuando vuelva a reservar al cliente?
Sí, si la reserva original incluye una página de contribución, se trasladará automáticamente al viaje reservado nuevamente y el enlace de la página de contribución original permanecerá activo y directo al nuevo viaje. Incluso si el nuevo viaje no tiene una página de contribución habilitada, los pagos se transferirán de todos modos y el enlace original seguirá funcionando.
¿Qué pasa si el viaje que quiero volver a reservar está agotado?
Los viajes agotados aparecerán atenuados y no se podrán seleccionar para volver a reservarlos a menos que haya lugares adicionales disponibles.
¿Quién tiene acceso a esta función?
Esta función está disponible para organizadores Básicos y Pro. Los miembros del equipo deben tener el permiso "Make refunds and change bookings"(Realizar reembolsos y cambiar reservas) para acceder a la opción de cambio de reserva.