De forma similar a cuando añades un cliente en su nombre, puedes utilizar la función "Añadir participante" (Add Participant) para agregar participantes manualmente a una reserva existente.
La clave para asegurar que se añadan a la misma reserva es utilizar el mismo correo electrónico del comprador que se usó en la reserva original.
Para empezar, ve al panel de control de tu viaje y selecciona "Añadir participante".
Ahora puedes añadir a los participantes adicionales:
Elige el número de paquetes.
Añade un código de descuento si corresponde.
Selecciona la divisa en la que realizarás el pago.
Haz clic en "Continuar".
Ahora puedes introducir los nombres y las direcciones de correo electrónico del comprador y de los participantes adicionales.
🚨 Importante: Asegúrate de usar la misma dirección de correo electrónico que se utilizó en la reserva original. Esto garantiza que se añadan a la misma reserva.
Puedes saltarte los campos restantes del cuestionario del participante si no tienes esa información disponible (tu cliente siempre podrá iniciar sesión en su cuenta de WeTravel para realizar cambios en el cuestionario).
Elige las opciones adicionales (add-ons). Ten en cuenta que este paso solo aparecerá si el viaje tiene opciones adicionales disponibles.
Ahora puedes procesar el pago de los participantes adicionales. Hay cuatro opciones de pago:
Depósito + el resto: Esto te permite registrar primero el depósito. El saldo adeudado del cliente será la cantidad restante. Tienes la opción de usar un plan de pagos.
Cantidad total: Esto te permite registrar el precio total del viaje. El saldo del nuevo participante quedará completamente pagado.
Introducir una cantidad: Esto te permite registrar una cantidad personalizada que se paga a tu discreción. Puedes ver la cantidad introducida como "Debido ahora" (Due Now) en el lado derecho de la ventana de pago. El saldo adeudado por tu cliente será el precio del viaje menos la cantidad introducida.
No se realiza ningún pago todavía: Esto te permite registrar a un participante sin ningún pago por adelantado. El saldo adeudado por tu cliente será el precio total del viaje.
Ahora puedes escoger el método de pago. Hay varias opciones:
1. Cuenta corriente (estas opciones cambiarán dependiendo de la divisa elegida): Tendrás que tener a mano la información bancaria de tu cliente. Se aplica la tarifa estándar de WeTravel. Tu cliente recibirá un correo electrónico de confirmación de la reserva.
2. Tarjeta de Crédito/Débito: Tendrás que tener a mano la información de la tarjeta de crédito/débito de tu cliente. Se aplica la tarifa estándar de WeTravel. Tu cliente recibirá un correo electrónico de confirmación de la reserva.
3. Pago Externo (efectivo, cheque, etc.): Puedes registrar pagos en efectivo o con cheque sin que se aplique ninguna tarifa de transacción. Puedes elegir si quieres que tu cliente reciba un correo electrónico de confirmación de la reserva seleccionando esta opción en la casilla. Recomendamos encarecidamente usar el campo de notas para indicar detalles sobre el pago, de modo que tú y tu cliente sepan a qué se refiere este pago.
🚨 IMPORTANTE: Si no eliges enviar la confirmación de reserva a tu cliente al añadir un pago externo (efectivo, cheque, etc.), no podrás enviarla más tarde y nosotros tampoco podremos hacerlo.
4. Transferencia bancaria: (solo verás esta opción si la moneda seleccionada para pagar es USD o EUR): Las entradas de dinero por transferencia bancaria conllevan una tarifa de 25 USD o 25 EUR, dependiendo de la moneda. No hay ninguna tarifa de WeTravel para los pagos realizados mediante transferencia bancaria.
Para completar su reserva con este método de pago, tendrá que marcar la casilla que confirma que el participante entiende que si no completa la transferencia antes de la fecha correspondiente, su transferencia bancaria será cancelada.
Por favor, asegúrate de pasar esta información y las instrucciones de pago al viajero, ya que necesitará completar el pago a través de su banco.
Después de seleccionar el método de pago, haz clic en "Confirmar reserva" para completar la inscripción de los participantes adicionales. Verás el siguiente mensaje: "Participante añadido con éxito".
Ahora puedes gestionar la reserva de los participantes adicionales como de costumbre, dentro de la reserva original.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cómo pueden los participantes adicionales acceder a su reserva?
Solo el comprador (buyer) puede acceder a la reserva (incluyendo a los participantes recién añadidos) iniciando sesión en WeTravel con la dirección de correo electrónico de la reserva original.
¿Puede el comprador añadir invitados adicionales a su reserva?
¿Cuáles son las comisiones por usar la función "Añadir participante"?
Se aplican las tarifas habituales de WeTravel para cuentas corrientes y tarjetas de crédito/débito. Para transferencias bancarias (Wire Transfers), se aplica una comisión de $25 o de €25, según la divisa. No cobramos ninguna comisión por registrar pagos en efectivo, cheques u otros pagos externos.
¿Puedo cambiar la información del cuestionario del participante después de haber confirmado la reserva?
He configurado un plan de pagos para otros clientes. Acabo de añadir manualmente un nuevo cliente. ¿Se aplicará el plan de pagos automáticamente?
Si tu paquete de precios ya tiene un plan de pagos configurado, se aplicará automáticamente. Si no es así, siempre puedes añadir uno desde el panel de control del viaje.
Dado que todos los participantes estarán bajo la misma reserva, combinaremos sus planes de pago en un único plan. Puedes encontrar más información sobre cómo aparecerán aquí.
He añadido a varios participantes a la misma reserva a la vez. ¿Recibirán todos una confirmación de reserva?
Solo la persona añadida en "Información del comprador" recibirá un correo electrónico de confirmación. Es más recomendable añadir a los participantes uno por uno si quieres que todos reciban su propio email de confirmación.
Estoy añadiendo a varios participantes a la vez. ¿Pueden pagar con diferentes métodos de pago?
Solo pueden pagar con diferentes métodos si crean una página de contribución para la reserva o si los añaden por separado con su propia dirección de correo electrónico.
¿Se guarda la información de pago?
Para pagos con cuenta corriente y tarjetas, guardamos la información de pago de tu cliente, que se establecerá como método predeterminado para futuros pagos (incluida la facturación automática si está activada).
Para las transferencias bancarias, no guardamos la información del cliente. Cada transferencia requiere un nuevo conjunto de instrucciones para evitar retrasos o errores.
¿Los Términos y Condiciones que he añadido a mi perfil también se incluyen en esta función?
Sí, así es. Puedes añadir tus propios Términos y Condiciones al proceso de pago y se aceptarán automáticamente al hacer clic en "Confirmar pago".
¿Puedo añadir participantes manualmente si he alcanzado el número máximo de participantes del viaje o la disponibilidad del paquete de precios?
No, por favor, ajusta primero la disponibilidad del viaje. Aquí te explicamos cómo.
¿Puedo cambiar la nota después de confirmar el pago?
Lamentablemente, la nota no se puede cambiar después de la confirmación del pago.