De forma similar a cuando añades a un cliente en su nombre, puedes utilizar la función "Añadir participante" (Add Participant) para agregar viajeros manualmente a una reserva existente.
La clave para asegurar que se añadan a la misma reserva es utilizar el mismo correo electrónico del comprador que se utilizó en la reserva original.
Para empezar, ve al panel de control de tu viaje y selecciona "Añadir participante".
Ahora puedes añadir a los viajeros adicionales:
Elige el número de paquetes.
Añade un código de descuento si corresponde.
Selecciona la divisa en la que realizarás el pago.
Haz clic en "Continuar".
Ahora puedes introducir los nombres y las direcciones de correo electrónico del comprador y de los viajeros adicionales.
🚨 Importante: Asegúrate de usar la misma dirección de correo electrónico que se utilizó en la reserva original. Esto garantiza que se añadan a la misma reserva.
Puedes saltarte los campos restantes del cuestionario del participante si no tienes esa información disponible (tu cliente siempre podrá iniciar sesión en su cuenta de WeTravel para realizar cambios en el cuestionario).
Elige las opciones extra (add-ons). Ten en cuenta que este paso solo aparecerá si el viaje tiene opciones adicionales disponibles.
Ahora puedes procesar el pago de los viajeros adicionales.
Opciones de pago:
Pagar el monto adeudado: Te permite registrar el depósito primero. El saldo pendiente del cliente será el monto restante. Opción de utilizar un plan de pagos.
Pagar el monto total: Te permite registrar el precio completo del viaje. El saldo del cliente quedará pagado en su totalidad.
Pagar (ingresar monto): Te permite registrar un monto personalizado pagado a tu discreción. Puedes ver el monto ingresado como "Due at Booking" (Pendiente al reservar) en el lado derecho de la ventana de pago. El saldo pendiente del cliente será el precio del viaje menos el monto ingresado.
Ningún pago realizado todavía: Te permite inscribir a un viajero sin ningún pago por adelantado. El saldo pendiente del cliente será el precio total del viaje.
Ahora puedes elegir el método de pago. Hay varias opciones que se basan en la divisa elegida.
Cuenta corriente (estas opciones cambiarán según la divisa elegida): Debes tener a la mano la información bancaria de tu cliente. Se aplican las tarifas estándar de WeTravel. Tu cliente recibirá un correo electrónico de confirmación de la reserva.
Tarjeta de Crédito/Débito: Debes tener a la mano la información de la tarjeta de crédito/débito de tu cliente; se aplican las tarifas estándar de WeTravel. Tu cliente recibirá un correo electrónico de confirmación de la reserva.
Transferencia bancaria (solo verás esta opción si la divisa seleccionada para pagar es USD o EUR): Los pagos por transferencia bancaria generan una tarifa de 25 USD o 25 EUR, según la divisa. No hay comisión de WeTravel para pagos realizados por transferencia bancaria.
Para completar su reserva con este método de pago, deberás ingresar su número de teléfono y marcar la casilla que confirma que el viajero entiende que si no completa la transferencia en la fecha correspondiente, su transferencia bancaria será cancelada.
Por favor, asegúrate de pasarle al viajero esta información y las instrucciones de pago, ya que necesitará realizar el pago a través de su banco.
Pago Externo (efectivo, cheque, etc.): Puedes registrar pagos en efectivo o con cheque sin que se aplique ninguna tarifa de transacción. Puedes elegir si quieres que tu cliente reciba un correo electrónico de confirmación de reserva seleccionando esta opción en la casilla. Te recomendamos encarecidamente que utilices el campo de notas para incluir detalles sobre el pago, de modo que tanto tú como tu cliente sepan a qué se refiere.
🚨 IMPORTANTE: Si no eliges enviar la confirmación de reserva a tu cliente al añadir un pago externo (efectivo, cheque, etc.), no podrás enviarla más tarde y nosotros tampoco podremos hacerlo.
Después de seleccionar el método de pago, haz clic en "Confirmar reserva" para completar la inscripción de los viajeros adicionales. Verás el siguiente mensaje: "Participante añadido con éxito".
Ahora puedes gestionar la reserva de los viajeros adicionales como de costumbre, dentro de la reserva original.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cómo pueden los viajeros adicionales acceder a su reserva?
Solo el comprador (buyer) puede acceder a la reserva (incluidos los viajeros recién añadidos) iniciando sesión en WeTravel con la dirección de correo electrónico de la reserva original.
¿Puede el comprador añadir invitados adicionales a su reserva?
¿Cuáles son las comisiones por usar la función "Añadir participante"?
Se aplican las tarifas habituales de WeTravel a cuentas corrientes y a tarjetas de crédito y débito. Para transferencias bancarias (Wire Transfers), se aplica una comisión de $25 o €25, según la divisa. No cobramos ninguna comisión por registrar pagos en efectivo, por cheques u otros pagos externos.
¿Puedo cambiar la información del cuestionario del participante después de haber confirmado la reserva?
He configurado un plan de pagos para otros clientes. Acabo de añadir manualmente un nuevo cliente. ¿Se aplicará el plan de pagos automáticamente?
Si tu paquete de precios ya tiene un plan de pagos configurado, se aplicará automáticamente. Si no es así, siempre puedes añadir uno desde el panel de control del viaje.
Dado que todos los viajeros estarán bajo la misma reserva, combinaremos sus planes de pago en un único plan. Puedes encontrar más información sobre cómo aparecerán aquí.
He añadido a varios viajeros a la misma reserva a la vez. ¿Recibirán todos una confirmación de la reserva?
Solo la persona añadida en "Información del comprador" recibirá un correo electrónico de confirmación. Es más recomendable añadir a los viajeros, uno por uno, si quieres que todos reciban su propio correo de confirmación.
Estoy añadiendo a varios viajeros a la vez. ¿Pueden pagar con diferentes métodos de pago?
Solo pueden pagar con diferentes métodos si crean una página de contribución para la reserva o si los añaden por separado con su propia dirección de correo electrónico.
¿Se guarda la información de pago?
Para pagos con cuenta corriente y tarjetas, guardamos la información de pago de tu cliente, que se establecerá como método predeterminado para futuros pagos (incluida la facturación automática si está activada).
Para las transferencias bancarias, no guardamos la información del cliente. Cada transferencia requiere un nuevo conjunto de instrucciones para evitar retrasos o errores.
¿Los Términos y Condiciones que he añadido a mi perfil también se incluyen en esta función?
Sí, así es. Puedes añadir tus propios Términos y Condiciones al proceso de pago y se aceptarán automáticamente al hacer clic en "Confirmar pago".
¿Puedo añadir viajeros manualmente si he alcanzado el número máximo de viajeros del viaje o la disponibilidad del paquete de precios?
No, por favor, ajusta primero la disponibilidad del viaje. Aquí te explicamos cómo.
¿Puedo cambiar la nota después de confirmar el pago?
Lamentablemente, la nota no puede cambiarse después de la confirmación del pago.