¿Tienes un cliente al teléfono o en tu oficina y estás preparado para tomar sus datos y completar la reserva? Usa la función de ‘’Add Participant’’ (añadir participante) para añadir participantes manualmente al panel de tu viaje. Simplemente necesitas el nombre y correo electrónico de tu cliente para registrarles en tu viaje.
Para empezar, ve al panel de tu viaje y escoge ‘’añadir participante’’.
Ahora puedes añadir participantes.
1. Selecciona el número de personas en la reserva
2. Selecciona el paquete que corresponda
3. Comprueba cualquier servicio extra aplicable
4. Añade un código de descuento si procede
5. Haz click en ‘’Continue’’ (continuar)
Ahora puedes introducir el nombre y correo electrónico del participante. Nota importante: Por favor, asegúrate de registrar a los participantes utilizando sus direcciones de correo electrónico personales. Te recomendamos no utilizar tu correo electrónico corporativo, ya que tus participantes no recibirán confirmaciones de reserva y pago de nuestra parte.
No es necesario rellenar todos los campos en el cuestionario del participante si no tienes acceso a esa información (no te preocupes, tu cliente siempre puede entrar a su cuenta WeTravel y realizar cambios en el cuestionario).
Ahora puedes procesar el pago de tu cliente. Hay cuatro opciones:
1. Fianza + el resto – esto permite que primero se pague la fianza. El saldo adeudado del cliente será la cantidad restante. Hay opción de usar plan de pago.
2. Cuantía completa – esto permite que se pague el valor completo del viaje.
3. Introduce una cantidad – esto permite que fijes la cantidad a pagar de un cliente que consideres adecuada. Puedes ver la cantidad introducida como ‘’Due Now’’ (a deber ahora) en el lado derecho de la ventana de pago. El saldo a deber del cliente será el precio del viaje menos la cantidad introducida.
4. No se realiza ningún pago todavía – esto permite que registres a un participante sin ningún pago de antemano. La cantidad a deber será el precio total del viaje.
Ahora puedes escoger el método de pago. Hay tres opciones:
1.Cuenta de cheque (ACH para USD, SEPA para EUR y BACS para GBP). Tendrás que tener a mano la información bancaria de tu cliente (se aplica el precio estándar de WeTravel). Tu cliente recibirá un email de confirmación de reserva.
2. Tarjeta de crédito/débito. Tendrás que tener la información de la tarjeta de crédito/débito de tu cliente a mano (se aplica el precio estándar de WeTravel). Tu cliente recibirá un email de confirmación de reserva.
3. En efectivo o cheque. Puedes registrar pagos en efectivo o cheques, sin que se aplique ninguna tarifa de transacción. Puedes escoger si quieres que tu cliente reciba un correo de confirmación de reserva seleccionando esta opción en el recuadro. Recomendamos altamente usar el campo de notas para indicar los detalles del pago para que tú y tu cliente sepáis a qué se refiere este pago.
Haz click en ‘’Confirm booking’’ (confirmar reserva), y ¡ya habrás registrado a tu participante! Verás el siguiente mensaje: ‘’Participant successfully added” (participante añadido con éxito).
¡Ahora puedes administrar la reserva de ese participante normalmente!
FAQ sobre la función de ‘’Add participant’’ (añadir participante)
¿Cómo puede mi cliente acceder a la reserva?
Pueden acceder a la reserva fácilmente entrando en WeTravel con la dirección de correo electrónico con la que les registraste. Si tienen problemas con esto, por favor, refiéreles a info@wetravel.com para solucionar el problema.
¿Cuáles son las tarifas al usar la función de añadir participante?
El precio regular de WeTravel se aplica siempre excepto en casos de pago en efectivo/cheque, por los que no se cobra ninguna tarifa.
¿Puedo cambiar información de un participante en el cuestionario después de confirmar la reserva?
No. Tu cliente tendrá que hacerlo entrando y modificando su reserva: aquí verás cómo.
He establecido un plan de pago para otros clientes. Acabo de añadir a un cliente manualmente, ¿se aplicará el plan de pago automáticamente?
Si tu paquete de precio tiene un plan de pago ya configurado, se aplicará automáticamente. Si no, siempre puedes añadir uno desde el panel del viaje. Aquí verás cómo.
¿Cómo se ve afectado el plan de pago si registro a un cliente con una cuantía personalizada?
El paquete de pago tendrá las mismas fechas de antes. El saldo a deber se reducirá por la cuantía que has introducido. El pago se aplicará primero a la fianza. Si el pago es mayor que la fianza, entonces se aplicará a la fianza y a la primera cuota. Si el pago es todavía mayor, se aplicará a la fianza, primera cuota, segunda cuota y así sucesivamente.
He añadido a múltiples participantes a la vez. ¿Recibirán todos confirmaciones de reserva?
Sólo la persona añadida en ‘’Buyer information’’ (información del comprador) recibirá un correo informativo. Aconsejamos añadir a participantes uno a uno, si quieres que todos reciban de seguro el correo de confirmación.
Estoy añadiendo a múltiples participantes a la vez. ¿Pueden pagar con métodos de pago diferentes?
Solo pueden pagar con métodos de pago diferentes si crean una página de contribución.
¿Se guarda la información de pago?
No, por razones de seguridad no guardamos la información de pago de tu cliente.
¿También están incluidos en esta función los términos y condiciones que he añadido a mi perfil?
Sí. Puedes añadir sus propios términos y condiciones al proceso de compra y se tiene que estar de acuerdo con ellos al hacer click en ‘’Confirm Payment’’ (confirmar pago).
¿Puedo añadir participantes manualmente después de la fecha límite del paquete de pago?
No, por favor ajusta la fecha límite del paquete de pago primero.
¿Puedo añadir participantes manualmente si he alcanzado el número máximo de participantes de viaje o he superado la disponibilidad del paquete de precio?
No, por favor ajusta la disponibilidad del viaje primero. Aquí verás cómo.
¿Puedo cambiar la nota después de confirmar el pago?
No, desafortunadamente la nota no se puede cambiar después de confirmar el pago.