¿Tienes participantes que te han pagado fuera de WeTravel y te gustaría añadirlos a tu viaje con propósitos de administración del viaje? La migración de clientes de un sistema a otro es un proceso sencillo. Utiliza la función de ‘’Add Participant’’ (añadir participante) para añadir clientes manualmente a tu panel de viaje. Solo necesitas el nombre de tu cliente y el correo para añadirlos para completar el proceso.
Para empezar, por favor ve al panel de tu viaje y selecciona ‘’Add Participant’’ (añadir participante).
Elige la cantidad de paquetes y haz clic en “Continue” (Continuar). Si tu viaje es recurrente, en este paso podrás seleccionar la fecha de salida.
Ahora puedes introducir el nombre del participante y su dirección de correo electrónico. No es necesario rellenar el resto de campos en el cuestionario del participante si no tienes toda la información (no te preocupes, tu cliente siempre puede entrar en su cuenta WeTravel y realizar cambios en el cuestionario).
Haz click aquí para saber cómo pedir información pendiente a tus participantes después de haberles añadido al viaje.
Haz clic en “Continue” (Continuar) una vez que hayas terminado de completar la información.
Elige las opciones de extras/complementos. Ten en cuenta que este paso solo aparecerá si el viaje tiene opciones de complementos disponibles.
Ahora puedes procesar el pago de tu cliente. Hay 4 opciones de pago:
Fianza + el resto – esto te permite cobrar la fianza primera. El saldo pendiente del cliente será la cantidad restante. Existe la posibilidad de usar un plan de pago.
Cantidad completa – esto te permite cobrar el precio total del viaje. El saldo del cliente estará pagado completamente.
Introducir Cantidad – esto te permite registrar una cantidad personalizada a pagar según tu criterio. Puedes ver la cantidad introducida como ‘’Due now’’ (pendiente ahora) en el lado derecho de la ventana del pago. El saldo del cliente será el precio del viaje menos la cantidad introducida.
Ningún pago todavía realizado – esto te permite registrar a un participante sin ningún pago con antelación. El saldo pendiente del cliente será el precio completo del viaje.
Ahora puedes elegir el método de pago. Hay varias opciones, por favor, elige la opción "External Payment" (Pago Externo). Si te interesa cobrar un pago del cliente mientras lo estás registrando, por favor, consulta este artículo.
Puedes usar la opción "Pago Externo" para registrar cualquier otro pago realizado previamente, ya sea en efectivo, una transferencia bancaria, un pago de PayPal o Venmo, etc. Al usar la opción "Pago Externo", no se aplica ninguna tarifa de transacción. Puedes elegir si quieres que tu cliente reciba un correo electrónico de confirmación de la reserva marcando la casilla.
Recomendamos encarecidamente usar el campo de notas para indicar cuál fue el pago previo (por ejemplo, "PayPal recibido el 8 de julio") para que tú y tu cliente sepan a qué se refiere este pago.
Haz clic en ‘’Confirm Booking’’ (confirmar reserva) y el registro del cliente estará completo. Verás el siguiente mensaje: ‘’Participant successfully added” (participante añadido con éxito).
¡Ahora puedes gestionar la reserva del participante de manera normal!
Preguntas Frecuentes
¿Cómo puede mi cliente acceder a su reserva?
Puede acceder fácilmente a su reserva iniciando sesión en WeTravel con la dirección de correo electrónico con la que lo registraste. Si está teniendo problemas para iniciar sesión, no dudes en referirlo a info@wetravel.com para obtener ayuda.
¿Cuáles son las tarifas al usar la función de Añadir Participante?
Se aplica la tarifa regular de WeTravel a menos que estés registrando un pago en efectivo/cheque/externo, por el cual no cobramos ninguna tarifa.
¿Puedo cambiar la información del cuestionario del participante después de haber confirmado la reserva?
He configurado un plan de pago para otros clientes. Acabo de añadir a otro cliente manualmente, ¿se le aplicará automáticamente el mismo plan de pago?
Si tu paquete de precios ya tiene un plan de pagos configurado, se aplicará automáticamente. Si no, siempre puedes añadir uno desde el panel de control del viaje. Aquí tienes cómo hacerlo.
¿Cómo se ve afectado el plan de pagos si registro a un cliente con una cantidad personalizada?
El plan de pagos tendrá las mismas fechas que antes. El saldo adeudado se reducirá por el monto que acabas de ingresar. El pago se aplicará primero al depósito. Si es mayor que el depósito, se aplicará al depósito y a la primera cuota. Si es aún mayor, se aplicará al depósito, a la primera cuota, a la segunda cuota, y así sucesivamente.
He añadido varios participantes a la vez. ¿Recibirán todos las confirmaciones de reserva?
Solo a persona que se añade en ‘’Buyer Information’’ (información del comprador) recibirá una confirmación por correo electrónico. Es más recomendable añadir a los participantes uno por uno si quieres que todos ellos reciban un correo electrónico de confirmación.
Estoy añadiendo varios participantes a la vez. ¿Pueden pagar con métodos de pago diferentes?
Solo pueden pagar con métodos de pago diferentes si crean una página de contribución.
¿Se guarda la información de pago?
No, por motivos de seguridad, no guardamos la información de pago de tu cliente.
¿Se incluyen también en esta función los Términos y Condiciones que he añadido a mi perfil?
Sí. Puedes añadir tus propios Términos y Condiciones al proceso de compra y se tiene que estar de acuerdo con ellos al hacer clic en ‘’Confirm Payment’’ (confirmar pago).
¿Puedo añadir participantes manualmente si ha pasado la fecha límite del paquete de precios?
No, por favor, ajusta la fecha límite del paquete de precios primero.
¿Puedo añadir manualmente participantes si he alcanzado el número máximo de participantes de viaje o la disponibilidad del paquete de precios?
No, por favor ajusta la disponibilidad del viaje primero. Aquí verás cómo.
¿Puedo cambiar la nota después de confirmar el pago?
No, desafortunadamente la nota no se puede cambiar tras confirmar el pago.