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La función de firma electrónica integrada de WeTravel te permite recopilar firmas de todos los participantes en tus viajes para obtener acuerdos sobre términos y condiciones, aceptación de exenciones de responsabilidad, etc.

En el creador de viajes, ve a la última pestaña llamada "eSignature"(Firma electrónica). Aquí puedes subir los documentos que requieren firma electrónica.

Habilita la función ajustando el interruptor a "Yes"(Si). Haz clic en "Upload Document"(Subir documento) para seleccionar el documento que deseas que sea firmado.

El tamaño máximo de archivo es 25 MB y solo admitimos el formato PDF. Si tu documento tiene más de 25 MB, recibirás un mensaje de error y se le pedirá que cambie el tamaño de tu archivo y vuelvas a intentarlo.

El sistema puede tardar hasta dos minutos en escanear el documento.

Una vez que el cuadro de texto se vuelve verde, tu documento estará listo; después podrás obtener una vista previa para ver la experiencia de firma. Tus clientes deberán desplazarse hacia abajo y podrán firmar escribiendo su nombre completo y confirmando su consentimiento electrónico como se indica a continuación:

Tan pronto como el documento se haya procesado y se ponga verde, podrás personalizar la configuración de tu documento de firma electrónica.

Se solicitará la firma del documento tanto al comprador (persona que reserva el paquete) como a los participantes adicionales.

Los participantes recibirán un correo electrónico una vez finalizada la compra para solicitar su firma.

Sólo los participantes que tengan un correo electrónico diferente al del comprador recibirán el mensaje para firmar. Si la reserva tiene la misma dirección de correo electrónico tanto para el comprador como para los participantes, no se enviarán mensajes duplicados.

Para que todos los participantes firmen sus documentos individuales, puedes editar sus direcciones de correo electrónico y enviarles el enlace para firmar el documento. Actualice las direcciones de correo electrónico de los participantes, haz clic en el nombre del comprador para abrir los detalles de la reserva y edite la información del participante:

Al seleccionar solo comprador, solo la persona que compra el viaje puede firmar el documento. Los participantes que se unan al viaje no podrán firmar el documento.

Puedes marcar la casilla "Mandatory before checkout" para que la firma sea obligatoria al finalizar la compra. Esto significa que tus clientes tendrán que firmar antes de pagar al realizar su reserva inicial.

Cuando la firma sea obligatoria, solo el comprador tendrá que firmar antes de finalizar la compra. El participante sólo recibirá el correo electrónico para firmar una vez completada la compra.

Una vez que tu plantilla se haya creado correctamente, no podrás editarla en tu creador de viajes. Primero deberás eliminar tu plantilla existente y después crear una nueva:

Los documentos nuevos solo aparecerán para las personas que aún no han firmado. Los compradores y participantes que ya hayan firmado verán solo la versión que firmaron. Si un comprador ha firmado y usted cambia el documento, todos los participantes que aún no lo hayan firmado verán la nueva versión.

WeTravel no notifica automáticamente a los compradores o participantes que firmen el documento después de que se haya subido una nueva versión. Puedes recordarles que firmen mediante mensajes.

Para ver quién ha firmado o no los documentos, simplemente vaya a "My Trips"(Mis viajes) - "Manage Trip"(Administrar viaje) y navegue hasta la pestaña "Bookings"(Reservas). Aquí encontrarás la columna "eSignature"(Firma electrónica) que mostrará un ícono verde si todos los documentos fueron firmados electrónicamente y un ícono gris si falta la firma.

Si el comprador ha firmado pero los participantes aún no, el icono será gris. Al pasar el cursor sobre el ícono se mostrará quién aún no ha firmado.

WeTravel enviará un mensaje a los participantes directamente después de la compra para firmar sus documentos. Si los documentos no han sido firmados 2 días después, se enviará automáticamente un nuevo recordatorio solicitando la firma.

En caso de que los documentos no se hayan firmado incluso después de eso, como organizador, puedes enviar un mensaje recordatorio a través del centro de mensajes a tus compradores y participantes a quienes les faltan firmas electrónicas.

Desde allí seleccionas “everyone with missing signatures”(todos los que tengan firmas faltantes). Puedes editar el asunto y el texto del correo electrónico, y el sistema agregará automáticamente un enlace para firmar el documento.

El comprador también puede iniciar sesión en www.wetravel.com con su dirección de correo electrónico y verá un banner gris para firmar el documento.

Para descargar los documentos firmados, simplemente ve a “My Trips” (Mis Viajes) y da click en “Manage Trip” (Gestionar viaje). En la sección de “Manage Trip”, selecciona “Booking details” (Detalles de reserva) o da click en el nombre del participante. Después da click en “Download Signed Document” (Descargar Documento Firmado). Ten en cuenta que si no todos los participantes en la reserva han firmado el documento, esta sección estará oculta.

Si tienes la firma tanto del comprador como de los participantes, los documentos se descargarán como un archivo ZIP y cada firma será un documento separado.

Cuando hayas configurado la firma electrónica como obligatoria al finalizar la compra, en la ventana emergente de pago verás el botón para firmar el documento. Será obligatorio firmar antes de poder seguir adelante con la reserva.

​El participante debe desplazarse hacia abajo en el documento, escribir su nombre, confirmar que está legalmente obligado por este documento y hacer clic en "Sign"(Firmar).

Esta ventana emergente aparece inmediatamente después de registrarse y pagar su viaje. Si el comprador no firma en ese momento, le enviaremos un correo electrónico recordatorio 2 horas después de completar la reserva.

Si tu cliente no firma el documento de inmediato, mostraremos un pequeño banner en su panel de Gestión de reservas: “You have one more step to go. Please sign the document as required by your organizer”(Tienes un paso pendiente, favor de firmar el documento solicitado por el organizador).

Una vez que tus clientes firmen con éxito los documentos, también podrán descargar el archivo en la sección "eSignature"(Firma electrónica) en su panel de Gestión de reservas aquí:

Después de que tus clientes firmen el documento, les enviaremos un correo electrónico de confirmación con una copia del documento firmado electrónicamente. Recibirás una notificación por correo electrónico sobre todas las firmas electrónicas completadas. Además, siempre puedes verificar el estado de los documentos firmados en su panel "Manage Trip"(Administrar viaje), como se mencionó anteriormente.

El comprador solo puede ver y descargar su propio documento firmado desde su página de Administrar viaje. No tendrán acceso a los documentos de los participantes.

Una vez completada la compra, tanto para el check out obligatorio como para el no obligatorio, los participantes que se registren bajo el comprador recibirán el siguiente correo electrónico:

Todas y cada una de las transacciones se procesan mediante una infraestructura de servidor estrechamente monitoreada y se cifran utilizando el cifrado HTTPS de 256 bits estándar de la industria.

Todos los documentos electrónicos se guardan y salvaguardan de forma segura en nuestros sistemas. WeTravel se toma muy en serio la protección de datos: solo una cantidad muy pequeña de ingenieros y personal de operaciones necesarios para ejecutar y respaldar esta función tiene acceso a los datos.

Tanto la versión web como la móvil de eSignature son totalmente accesibles para ti y tus clientes. Los participantes pueden firmar, ver y descargar documentos en el navegador móvil. Los organizadores pueden ver y descargar los documentos firmados, así como subir o eliminar documentos utilizando navegadores web y móviles.

No, desafortunadamente no se puede editar o añadir nuevos campos a una plantilla de eversign. Favor de contactarnos a info@wetravel.com si tienes feedback adicional o tienes algún problema o dudas sobre esta herramienta!

Esto aún no está disponible. Le recomendamos combinar los documentos en un PDF antes de subirlos, siempre y cuando no supere el límite de 25MB.

Actualmente no se puede, pero en caso de que requieras esta función, envíanos un email a info@wetravel.com para que podamos compartir este feedback con nuestro equipo.

En caso de que registres a los participantes de forma manual a través de la función “Add Participant” (Añadir participante), no verás la notificación para firmar los documentos durante el registro. Los clientes (tanto compradores como participantes) recibirán un correo electrónico para firmar sus documentos a través de un enlace sin necesidad de iniciar sesión. Además, los compradores podrán iniciar sesión en su cuenta WeTravel y firmar ellos mismos los documentos requeridos.

Aquellos miembros de tu equipo (Team members) que tengan habilitado el permiso “Edit the Trip” (Editar el Viaje) tendrán acceso a los documentos que necesitan firmar los clientes. Todos los miembros del equipo de una cuenta Pro que tengan habilitado el permiso “View Participant Info” tendrán acceso a descargar los documentos firmados.

Sí, los participantes recibirán una confirmación por correo electrónico después de haber firmado su documento de forma exitosa.👍

Si tu participante no firma el documento de inmediato, se le mostrará una notificación en su propio panel de “Manage Booking” que dirá “You have one more step to go, please sign the document as required by your organizer” (“Tienes un paso pendiente, favor de firmar el documento solicitado por el organizador”).

También enviaremos un correo electrónico de recordatorio 2 días después de la reserva a los participantes que aún no hayan firmado el documento.