Función Pro: Esta funcionalidad está disponible en el plan Pro. Puedes encontrar más información aquí: ¿Cómo actualizar y manejar tu suscripción de WeTravel?
La función de subir archivo de WeTravel te permite recopilar archivos .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf, .ppt, .pptx, .key, .doc, .docx, .pages, .odt, .txt, .xls, .xlsx, y .csv de tus clientes. Cada cliente puede subir hasta 5 archivos, con un tamaño máximo de 10 MB por archivo. Después de que tus clientes suban los archivos, puedes descargarlos en tu computadora desde nuestro servidor seguro de AWS.
Configurar la función de subir archivos
Para configurar la función de subir archivos para tu viaje, por favor ve a la sección de ‘’Participant Info’’ (información del participante) en el creador del viajes:
Desplázate hacia abajo hasta que veas la opción de añadir una nueva pregunta:
Selecciona "File Upload" (subir archivos) en el menú despegable question type (tipo de pregunta):
Ahora puedes escribir en la pregunta instrucciones y elegir si la carga se debe hacerse antes de reservar el viaje (required - obligatorio) o en cualquier momento. Si deseas que tus clientes descarguen un archivo primero, ingresa un hipervínculo en la pregunta. Para activarlo, solo tienes que iniciarlo con http(s)://.
Haz click en "Save Question" (guardar pregunta), publica los cambios y ya estás listo para aceptar archivos directamente de tus clientes.
También puedes solicitar archivos como parte de las Tareas de los Participantes (Participant Task) después de que un participante reserve, sin saturar el proceso de pago. Las tareas te ayudan a mantenerte organizado al agrupar preguntas, establecer fechas límite y dar seguimiento de la finalización en un solo lugar. Los recordatorios automáticos incitan a los participantes a responder a tiempo, lo que reduce los seguimientos manuales y la información faltante. Haz clic aquí para saber más.
La experiencia del cliente
El cliente puede subir el archivo primero al momento de reservar el viaje:
Después de hacer click en "Upload" (subir), tus clientes podrán escoger archivos o tomar una foto desde su computadora o dispositivo móvil.
Después de elegir el archivo, tus clientes tienen la opción de eliminarlo o continuar con su reserva y finalizar la carga:
Una vez que se ha reservado el viaje, tu cliente siempre puede regresar para editar su cuestionario y subir nuevos archivos. Sin embargo, una vez que los archivos han sido subidos, el cliente ya no puede eliminarlos de nuestro sistema.
¿Cómo acceder a los archivos?
Puedes acceder a los archivos subidos en el panel de tu viaje. Ve a My Trips (mis viajes) y haz click en Manage trip (gestionar viaje). Los archivos se pueden acceder en tres lugares: Download (Descargar)>>Participant Uploads (Cargas de participantes), Download>>Excel (Descargar>>Excel) y en "View Booking Details"(Ver detalles de la reserva).
Al elegir Download>>Excel (Descargar>>Excel), el archivo es accesible en el área del cuestionario del participante como un enlace de descarga directa. Desde ahí también puedes descargar el archivo .zip con todos los archivos del viaje. Tendrás que entrar en tu cuenta WeTravel para acceder cualquier de los enlaces de descarga.
Cuando elijas descargar el archivo desde los detalles de la reserva>>Ver información del participante (View Booking Details>>View participant info), desplázate en el cuestionario hasta que veas la pregunta de subida de archivos y un enlace de descarga. Tendrás que haber entrado en WeTravel para acceder al enlace de descarga.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿Qué tipos de archivos son aceptados?
.jpeg, .jpg, .png, .pdf, .ppt, .pptx, .key, .doc, .docx, .pages, .odt, .txt, .xls, .xlsx y .csv.
¿Qué tamaño pueden tener los archivos?
Cada cliente puede subir hasta 5 archivos, con un tamaño máximo de 10MB por archivo.
¿Dónde se almacenan los archivos? ¿Es seguro?
Los documentos que tus clientes suben a WeTravel se transfieren a través de una conexión SSL segura a un AWS S3 Bucket protegido. Como medida de seguridad adicional, este servidor está separado de cualquier otro dato de usuario WeTravel. Al recuperar los documentos, solo tú y los miembros de tu equipo tienen acceso. Los enlaces para acceder a ellos también están protegidos, lo que significa que incluso si compartieras un enlace a un documento, no sería accesible sin iniciar sesión primero en tu cuenta de WeTravel.
En WeTravel, nos tomamos la protección de datos muy en serio: solo un número muy pequeño de ingenieros y personal de operaciones necesario para gestionar esta función tiene acceso a los datos.
Gracias a estas medidas, recopilar documentos en WeTravel mejora la seguridad de los datos de tus clientes en comparación con otras alternativas, como enviarlos por correo electrónico o a través de un formulario web sin cifrar.
¿Puedo yo, como organizador del viaje, así como mis clientes, eliminar los archivos subidos?
Sí, se puede eliminar un archivo y reemplazarlo por uno nuevo cuando sea necesario.
¿Tendrán acceso a los archivos los miembros de mi equipo?
Sí, si les das permiso ese viaje en particular en la configuración de miembros del equipo.
¿Puedo compartir el enlace de descarga del archivo fuera de WeTravel?
No. Los enlaces directos a los archivos solo funcionan cuando estás dentro de tu cuenta WeTravel y tienes acceso para gestionar el viaje (siendo el organizador o un miembro del equipo con acceso a ese viaje).
¿Cómo puedo distinguir entre los archivos?
Cada archivo tiene el nombre y apellido del participante al frente del archivo.
¿Cómo puedo solicitar a mis clientes que suban archivos que faltan?
Puedes enviar un mensaje fácilmente a los clientes que tengan archivos pendientes utilizando nuestro sistema de mensajería.
Por favor, contáctanos si tienes alguna otra pregunta. ¡Estaremos encantados de ayudarte!