Nota: esta función solo está disponible para usuarios de WeTravel Pro.

La función de subir archivo de WeTravel te permite recopilar archivos .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf, .ppt, .pptx, .key, .doc, .docx, .pages, .odt, .txt, .xls, .xlsx, y .csv de tus clientes. Cada cliente puede subir máximo 5 archivos, y cada archivo puede pesar 10MB. Después de que el cliente suba el archivo, puedes descargarlo a tu ordenador desde nuestro servidor seguro AWS. Por razones de seguridad, almacenamos los archivos subidos por los participantes únicamente durante 6 meses depués de la fecha de finalización de cada viaje. Tras este tiempo, los archivos son destruidos. 

Para configurarla, por favor ve a la sección de ‘’Participant information’’ (información del participante) en el creador del viaje:

Desliza hacia abajo hasta que veas la opción de añadir una nueva pregunta:

Selecciona ‘’File Upload’’ (subir archivos) del menú de ‘question type’ (tipo de pregunta):

Ahora puedes escribir en la pregunta instrucciones y decidir si la subida se tiene que hacer antes de reservar el viaje (‘’required’’ o requerido) o en cualquier momento. Si te gustaría que tus clientes primero descargaran un archivo, por favor introduce un hipervínculo en la pregunta. Todo lo que necesitas hacer para activar el hipervínculo es empezarlo con http(s)://.

Haz click en ‘’Save Question’’ (guardar pregunta), publica los cambios y ya estás preparado para aceptar archivos directamente de tus clientes.

El cliente puede subir el archivo al reservar el viaje:

Después de hacer click en ‘’Upload’’ (subir), tus clientes pueden escoger archivos de su ordenador o teléfono móvil.

Tras escogerlos, tus clientes tienen la oportunidad de eliminar el archivo o continuar con el pago y finalizar la subida:

Tras reservar el viaje, tu cliente siempre puede volver atrás para editar su cuestionario y subir nuevos archivos. Una vez los archivos se han subido, el cliente no los puede eliminar de nuestro sistema.

Puedes acceder a los archivos subidos en tu panel de viaje. Ve a ‘My Trips’ (mis viajes) y haz click en ‘Manage trip’ (gestionar viaje). Los archivos se pueden acceder de tres maneras: “Download Files’’ (descargar archivos), “Download Excel List” (descargar lista Excel) y “Booking Details’’ (Detalles de la reserva) debajo de ‘’Actions’’ (acciones).

Al escoger ‘’Download Excel List” (Descargar lista Excel), el archivo está accesible en el área del cuestionario del participante como un link de descarga directa. También puedes descargar el archivo .zip con todos los archivos del viaje desde ahí. Tendrás que entrar en tu cuenta WeTravel para acceder cualquier de los links de descarga.

Al escoger descargar el archivo de los detalles de la reserva o ‘’Booking details’’, desliza en el cuestionario hasta ver tu pregunta de subida de archivos y el link de descarga para el archivo. Tendrás que entrar en WeTravel para acceder al link de descarga.

FAQ

¿Qué formatos de archivo son aceptados?

.jpeg, .jpg, .png, .pdf, .ppt, .pptx, .key, .doc, .docx, .pages, .odt, .txt, .xls, .xlsx, .csv.

¿Qué tamaño máximo pueden tener los archivos?

Cada cliente puede subir hasta 5 archivos, hasta 10MB por archivo.

¿Dónde se almacenan los archivos? ¿Es seguro?

Los documentos subidos por tus clientes en WeTravel son transferidos a través de una conexión segura SSL, a un seguro AWS S3 Bucket. Como una medida de seguridad adicional, este servidor está separado de cualquier otro dato de usuario WeTravel. Al recuperar los documentos, solo tú y los miembros de tu equipo tienen acceso. Links para recuperar documentos también están protegidos, lo que significa que, incluso si copiaras el link en otro documento, no se podría acceder al documento sin entrar primero en tu cuenta WeTravel. 

Respecto a WeTravel, consideramos la protección de datos como un asunto muy serio: solo un pequeño número de ingenieros y trabajadores operacionales necesarios para hacer funcionar y dar asistencia a este servicio tienen acceso a los datos. Además, nos aseguramos de borrar todos los documentos de manera irreversible 6 meses después del final de cada viaje.

Gracias a estas medidas, recopilar documentos en WeTravel mejora la seguridad de los datos si comparamos nuestro procedimiento con otros; como mandar documentos por email o un formulario web desencriptado.

¿Por cuánto tiempo WeTravel almacena los archivos?

Por razones de seguridad, almacenamos archivos subidos por participantes solo durante 6 meses tras la fecha de finalización de cada viaje. Después de esto, los archivos son eliminados.

¿Puede mi cliente eliminar un archivo que ha subido?

No, no pueden hacerlo una vez el archivo se ha subido. Será eliminado automáticamente 6 meses tras la finalización del viaje.

¿Tendrán acceso a los archivos los miembros de mi equipo?

Sí, si les das permiso a un viaje en particular mediante los ajustes de miembros de equipo o "team member settings".

¿Puedo compartir el link de descarga de archivos fuera de WeTravel?

No. Estos links solo funcionan cuando estás dentro de tu cuenta WeTravel y tienes acceso a la gestión del viaje (eres el organizador del viaje o un miembro del equipo con acceso al viaje).

¿Cómo puedo distinguir los archivos?

Cada archivo tiene el nombre y apellido del participante especificados al principio.

¿Cómo puedo solicitar que mis clientes suban archivos que faltan?

Puedes fácilmente mandar mensajes a los clientes con nuestro sistema de mensajería.