Team Members(Miembros del equipo) de WeTravel te permite otorgar acceso a otros usuarios para administrar tus viajes en tu nombre. Aquí tienes los pasos:
Agregar un team member(Miembro del equipo)
Coloca el cursor sobre tu imagen de perfil / nombre de perfil y selecciona "Account"(Cuenta)
Haz clic en "Team members"(Miembros del equipo) y después en "Add Team Member"(Agregar miembro del equipo) como se muestra a continuación:
En la siguiente ventana emergente, primero deberás ingresar la dirección de correo electrónico del miembro de tu equipo, así como su nombre y apellido.
Si ese miembro del equipo aún no tiene una cuenta de WeTravel, se le enviará un correo electrónico de invitación. Tan pronto como se registre en WeTravel, se convertirá en miembro del equipo y podrá co-administrar los viajes de inmediato! Si el miembro del equipo ya tiene una cuenta WeTravel asociada con esa cuenta de correo electrónico, se convertirá automáticamente en un miembro activo del equipo.
Después de hacer clic en "Continue"(Continuar), deberás especificar los permisos del miembro del equipo:
Explicación de las categorías de permisos
Gestión del equipo:
Decide si un miembro del equipo puede añadir o editar a otros usuarios en tu cuenta. Al conceder este permiso, tendrá acceso automático a todos los viajes, itinerarios e inventario. Podrá crear nuevos viajes y gestionar todos los viajes (actuales y futuros). Sin embargo, no podrá asignar permisos de Payouts & Reports(Pagos e Informes) a otros, ya que este permiso solo lo puede asignar el titular de la cuenta principal.
Viajes:
Decide si quieres permitir que el miembro del equipo cree viajes en tu nombre y representación. Aunque creen viajes en tu nombre, no podrán controlar los fondos a menos que les des permiso.
PD. Si un miembro del equipo copia un viaje, el organizador original quedará registrado.
Importante: Si un miembro del equipo no tiene permiso para crear viajes en tu nombre, no podrá copiar, desactivar ni eliminar ninguno de los viajes de la cuenta principial.
Acceso a viajes:
Puedes decidir a qué viajes puede acceder el miembro del equipo. Puede tener acceso a todos los viajes, a viajes seleccionados, o solo dar acceso a los viajes que ellos mismos han creado en tu nombre.
Permisos de Viaje:
Decide qué nivel de acceso otorgarás al miembro del equipo; siempre tendrán derecho a ver la información de los participantes y archivos de clientes cargados en los viajes a los que tienen acceso.
Edit the trip(Editar el viaje): autorización para editar la descripción del viaje y las imágenes.
Add new participants(Agregar nuevos participantes manualmente): autorización para agregar nuevos participantes al viaje(incluido el registro de pagos en nombre de los clientes).
Send messages to participants(Enviar mensajes a los participantes): autorización para enviar mensajes a los participantes.
Issue refunds and change bookings(Emitir reembolsos y cambiar reservas): autorización para emitir reembolsos, cancelar, cambiar reservas y actualizar la información del cuestionario de los participantes.
Respond to reviews(Responder a reseñas): autorización para responder a las reseñas de los participantes, en los viajes donde tengan acceso.
Itinerarios:
Manage itineraries and view library(Administrar itinerarios y ver biblioteca): autorización para ver, editar y crear itinerarios así como ver la biblioteca.
Add and edit Itinerary library content(Agregar y editar el contenido de la biblioteca de itinerarios): autorización para editar y administrar la biblioteca de itinerarios, así como para añadir nuevos elementos. Si está deshabilitada, los miembros del equipo podrán seguir usando los elementos existentes de la biblioteca para crear itinerarios.
Inventario:
Manage resources and view resource calendar(Administrar recursos y consultar el calendario de recursos): autorización para acceder y administrar recursos, incluyendo editarlos y eliminarlos en nombre del organizador principal.
Nota: Los miembros del equipo con acceso a "Edit a trip"(Editar un viaje) pueden editar el viaje, incluyendo las conexiones de recursos en el generador de viajes. Los miembros del equipo con permiso para "Issue refunds and change bookings"(Emitir reembolsos y modificar reservas) pueden añadir, editar y eliminar recursos para una reserva específica.
Pagos e Informes:
View full reports and available balances(Ver informes completos y saldos disponibles): autorización para ver las transferencias, recargas y transacciones de la cuenta principal. El saldo actual solo se puede ver descargando el informe de transacciones. En la página, aparecerá como cero.
Make payouts and transfers(Realizar pagos y transferencias): autorización para realizar pagos y transferencias locales desde la cuenta principal.
Add wire payout accounts and suppliers(Añadir cuentas y proveedores de transferencias): autorización para añadir nuevas cuentas bancarias e invitar a proveedores a la cuenta principal.
Limitaciones: Actualmente, los miembros del equipo no pueden acceder a la función de la Tarjeta WeTravel ni añadir cuentas de transferencia locales. Esto solo se puede gestionar a través de la cuenta principal.
Notificaciones:
Decide qué notificaciones de correo recibirá el miembro del equipo. Pueden recibir notificaciones solo para los viajes que han creado o para todos los viajes a los que tienen acceso. Si el miembro del equipo no puede crear viajes en tu nombre, puedes seleccionar la opción "do not receive notifications"(No recibir notificaciones).
Eliminar acceso:
Una vez hayas dado acceso a los miembros del equipo, siempre puedes editar su acceso o eliminarlo completamente:
Reenviar invitación
Si el miembro del equipo al que invitaste aún no ha aceptado tu invitación, puedes enviarle otra invitación:
Permisos de los miembros del equipo:
Puedes dar permisos específicos a cada miembro del equipo cuando creas su cuenta de miembro de equipo por primera vez. Estos permisos se pueden cambiar en cualquier momento.
Vista del miembro del equipo
El miembro del equipo verá todos los viajes a los que les has dado accesso en su lista de "My Trips" (mis viajes). Si están co-organizando uno de tus viajes, verán "Created by" (creado por) al lado del viaje. En el ejemplo de abajo, "Sunny Sky Travel" es el titular de la cuenta y ha añadido a "KN Getaways" como miembro del equipo. También les ha dado acceso a su viaje.
Miembro del equipo de múltiples organizadores.
Si eres únicamente un miembro del equipo de varios organizadores o un miembro del equipo que también gestiona tus propios viajes, puedes seleccionar de qué cuenta quieres ver la información en la parte superior izquierda:
Verás aquí el nombre del organizador principal, su correo electrónico y si tiene una suscripción PRO vigente o no.
Todas las pestañas tendrán la opción de seleccionar el organizador principal y verás la información de ese organizador únicamente. Para la pestaña Account(Cuenta) solo puedes ver las reseñas del organizador principal que hayas seleccionado. Toda la demás información proviene de tu propia cuenta, independientemente de qué cuenta principal hayas seleccionado.
Si no tienes permiso o si el acceso solo se proporciona para la cuenta principal, verás estos mensajes:
Comuníquese con el organizador principal si necesitas acceso o permisos adicionales.
FAQ Miembro del Equipo:
¿Cómo crear un viaje para tu empresa como Team Member?
Crear un viaje en nombre de alguien es fácil. Haz clic en "Create your Trip"(Crear tu viaje). La empresa de la que eres miembro del equipo quedará asignado en la sección "Trip Basics"(Conceptos básicos del viaje) para la opción: "Organize Trip as"(Organizar viaje como).
Si eres miembro del equipo de varias cuentas, asegúrese de seleccionar primero la persona o empresa para la que trabaja en la esquina superior izquierda de la página al iniciar sesión.
Después haz clic en "Create your Trip"(Crear tu viaje). La persona/empresa que seleccionó quedará asignado en la sección "Trip Basics"(Conceptos básicos del viaje) para la opción: "Organize Trip as"(Organizar viaje como).
Al hacer esto, puede asegurarse de que todos los fondos recaudados se almacenen en un solo lugar: la cuenta principal. Todos los itinerarios creados por los miembros del equipo seguirán mostrando el logotipo y información de la persona principal o de la empresa.
¿Qué correos electrónicos/notificaciones recibiré? ¿Qué correos electrónicos recibe un miembro del equipo?
Si un miembro de su equipo crea un viaje en tu nombre, tanto el miembro del equipo que crea el viaje, como la cuenta principal de la compañía, recibirán todos los correos electrónicos de notificación relacionados con ese viaje (confirmaciones de pago, nuevas reservas, consultas de los participantes, etc.). Puedes personalizar la configuración de notificaciones de cada miembro del equipo, eligiendo si reciben alertas solo de los viajes que han creado o de todos los viajes a los que tienen acceso. Si le otorgas permiso a un miembro del equipo para realizar pagos, enviar transferencias o añadir proveedores, tú, como titular de la cuenta principal, también recibirás notificaciones por correo electrónico para cada una de estas acciones. Si tu miembro del equipo tiene permiso para añadir a otros miembros del equipo a la cuenta principal, todas las partes involucradas recibirán una notificación por correo electrónico (tú, quien invita y quien recibe la invitación).
Estoy co-organizando un viaje, ¿cómo puedo añadir al co-organizador a la página del viaje?
Dar a un miembro del equipo acceso a tu viaje no cambia la forma en la que el viaje se muestra a los participantes. Otros miembros del equipo podrán gestionar tu viaje, pero tus participantes no lo sabrán. Tú, como el titular principal de la cuenta, seguirás apareciendo como el único organizador.
Si quieres mostrar a los participantes que el viaje es co-organizado, hay dos maneras de hacerlo:
Cambiar tu perfil existente (o crear un nuevo usuario) con tu nombre y el del organizador en conjunto (por ejemplo, "Jane & John" en vez de "Jane Doe").
Añadir un párrafo personalizado de "Organizadores" en la "Descripción del viaje" cuando creas un viaje. En este párrafo, puedes dar más información sobre los diferentes organizadores.
¿Cómo puedo dar acceso a un miembro del equipo a ciertos viajes Y también a los viajes que él/ella ha creado?
Si marcas la casilla "Allow team member to create trips on my behalf"(Permitir al miembro del equipo crear viajes en mi nombre), los miembros del equipo tendrán acceso automáticamente a los viajes creados (hasta que los elimines). Por esto, si quieres darles acceso a algunos viajes además de los que ellos han creado, simplemente marque la casilla "Permitir al miembro del equipo crear viajes en mi nombre" Y haz click en "Specific trips"(Seleccionar Viajes) para los viajes que has creado previamente y a los que quieres darles acceso.
¿Puedo darle acceso completo a los informes a mi contable?
Sí, absolutamente. Asegúrese de otorgar acceso a los miembros de su equipo a "All trips (current and future)"(Todos los viajes (actuales y futuros)) y después, seleccione el permiso "View Full Reporting & Available Balances" (Ver informes completos y saldos disponibles).
Los miembros del equipo a quienes se les otorgue este permiso verán las transferencias, las recargas y los informes de transacciones de la cuenta principal.
Nota: El saldo disponible de una cuenta principal solo será visible en la primera hoja del informe de transacciones, no en la pestaña de pagos.
Cuando el miembro de tu equipo intente descargar un informe de su cuenta de WeTravel, deberá elegir para qué cuenta del organizador necesita el informe. El informe descargado sólo incluirá los datos del organizador elegido:
¿Los miembros del equipo deberán usar la autenticación de dos factores (2FA)?
Sí, todos los miembros del equipo deben usar 2FA al iniciar sesión. Además, si un miembro del equipo tiene permiso para agregar métodos de pago o iniciar pagos (mediante métodos locales o transferencias), se le solicitará que complete la 2FA antes de realizar estas acciones para mayor seguridad.