Ten en cuenta que si se habilitó la función de firma electrónica en tus viajes antes del 17 de septiembre de 2024, tus viajes mostrarán la versión anterior de la función. Si deseas utilizar el servicio de firma electrónica actualizado que se describe en este artículo, cree un nuevo viaje o duplique uno existente y agregue documentos en el creador de viajes.
Hemos integrado eSignatures (firmas electrónicas/digitales) con validez legal dentro del proceso de reserva y pagos de WeTravel. Este artículo explica de forma sencilla cómo solicitarle a tus participantes que proporcionen su eSignature (firma digital) y cómo es que pueden firmar sus documentos durante su registro.
En el área de edición de tu viaje (trip builder), ve a la última pestaña llamada “eSignature”. Aquí puedes subir los documentos que requieran ser firmados digitalmente. Por default, la herramienta eSignature se encontrará deshabilitada así que será necesario habilitarla.
Habilita la herramienta al seleccionar el botón de “Yes” y así comenzar a preparar tu documento(template).
Al dar click en “Upload Document”(subir documento), puedes seleccionar y subir un documento. Ten en cuenta que el tamaño máximo de archivo es 25 MB y solo admitimos el formato PDF. Si tu documento tiene más de 25 MB, recibirás un mensaje de error y se le pedirá que cambie el tamaño de tu archivo y vuelvas a intentarlo.
El sistema tardará hasta dos minutos en escanear el documento. Una vez que se ponga verde, tu documento estará listo; después podrás obtener una vista previa para ver la experiencia de firma. Tus clientes deberán firmar ingresando su nombre completo y brindando su consentimiento electrónico como se indica a continuación:
Finalmente, puedes marcar la casilla para que sea obligatorio al finalizar la compra. Esto significa que tus clientes deberán firmar antes de pagar al realizar su reserva inicial.
Utilice la plataforma de firma electrónica a tu discreción. WeTravel no es responsable del contenido o la legalidad de ningún documento subido o creado.
Es importante tener en cuenta que una vez que su plantilla se haya creado correctamente, no podrá editarla en su creador de viajes. Primero deberá eliminar su plantilla existente y luego crear una nueva:
💡Consejo: considere subir un documento prefirmado, como un acuerdo ya firmado con tu firma como organizador del viaje. Esto puede establecer la legitimidad del acuerdo mutuo y la política para los clientes firmantes.
Gestión de eSignatures o firmas digitales
Para ver quién ha firmado o no los documentos, simplemente vaya a "My Trips"(Mis viajes) - "Manage Trip"(Administrar viaje) y navegue hasta la pestaña Bookings(Reservas). Aquí encontrarás la columna Firma electrónica que mostrará un icono verde si todos los documentos han sido firmados electrónicamente y un ícono gris si falta la firma.
También puedes filtrar por estado de eSignature o firma electrónica:
Descargar Documentos Firmados
Para descargar los documentos firmados, simplemente ve a “My Trips” (Mis Viajes) y da click en “Manage Trip” (Gestionar viaje). En la sección de “Manage Trip”, selecciona “Booking details” (Detalles de reserva) o da click en el nombre del participante. Después da click en “Descargar Documento Firmado” (Download Signed Document). Favor de notar que si el comprador aún no ha firmado el documento, esta sección no aparecerá.
Experiencia del participante
Obligatorio al finalizar la compra
Esto es lo que tus participantes verán cuando se les solicite que firmen el documento obligatorio durante la reserva. Esta sección aparecerá al finalizar la compra:
No obligatorio al finalizar la compra
Esta ventana emergente aparece inmediatamente después de registrarse y pagar su viaje.
Si tu cliente no firma el documento de inmediato, mostraremos un pequeño banner en su panel de Gestión de reservas: “You have one more step to go. Please sign the document as required by your organizer.”(Tienes un paso pendiente, favor de firmar el documento solicitado por el organizador).
Una vez que tus clientes firmen con éxito los documentos, también podrán descargar el archivo en la sección "eSignature"(Firma electrónica) en su panel de Gestión de reservas aquí:
IMPORTANTE: Después de que tus clientes firmen el documento, les enviaremos un correo electrónico de confirmación con una copia del documento firmado electrónicamente. Recibirás una notificación por correo electrónico sobre la firma electrónica completada solo si el documento no se hizo obligatorio en el creador de viajes. Además, siempre puedes verificar el estado de los documentos firmados en tu panel "Manage Trip"(Administrar viaje), como se mencionó anteriormente.
Documentos y seguridad
Todas y cada una de las transacciones son procesadas por un Infraestructura de servidor monitoreada de cerca y cifrada mediante cifrado HTTPS de 256 bits estándar de la industria.
Todos los documentos electrónicos se guardan y protegen de forma segura en nuestros sistemas. Por parte de WeTravel, nos tomamos muy en serio la protección de datos: solo una cantidad muy pequeña de ingenieros y personal de operaciones necesarios para ejecutar y respaldar esta función tiene acceso a los datos.
Nota: Si algunos de tus participantes prefieren imprimir el documento y completarlo en lugar de firmarlo digitalmente, pueden descargar fácilmente el archivo como PDF o imprimirlo directamente desde el navegador web. Esta opción estará disponible cuando abran el documento para firmarlo.
FAQ sobre eSignature
¿Esta función funciona tanto en navegadores web como móviles?
Tanto la versión web como la móvil de eSignature son totalmente accesibles para ti y tus clientes. Los participantes pueden firmar, ver y descargar documentos en el navegador móvil. Los organizadores pueden ver y descargar los documentos firmados, así como subir o eliminar documentos utilizando navegadores web y móviles.
¿Puedo personalizar o añadir nuevos campos a la plantilla de firma electrónica?
No, desafortunadamente no se puede editar o añadir nuevos campos a una plantilla de eversign. Favor de contactarnos a info@wetravel.com si tienes feedback adicional o tienes algún problema o dudas sobre esta herramienta!
¿Puedo subir varios documentos?
Esto aún no está disponible. Le recomendamos combinar los documentos en un PDF antes de subirlos.
¿Puedo descargar los documentos firmados en bloque?
Actualmente no se puede, pero en caso de que requieras esta función, envíanos un email a info@wetravel.com para que podamos compartir este feedback con nuestro equipo.
¿Puedo solicitar a mis participantes que firmen documentos pendientes de eSignature (firma digital)?
Esta función aún no se encuentra disponible. Pero siempre puedes enviarles a tus participantes un mensaje recordándoles firmar los documentos. Alternativamente, puedes hacer que las firmas sean obligatorias al momento de pagar para asegurarse de que no se pierdan firmas importantes.
¿Los participantes que hayan reservado juntos podrán firmar el documento?
No, solamente un participante (Comprador o “Buyer”), podrá firmar los documentos. Se recomienda añadir a los participantes uno por uno si necesitas que todos los participantes firmen los documentos.
¿Qué pasa si yo registro a los participantes manualmente?
En caso de que registres a los participantes de forma manual a través de la función “Add Participant” (Añadir participante), no verás la notificación para firmar los documentos durante el registro. Una vez que tus clientes ingresen a su cuenta de Wetravel podrán firmar los documentos ellos mismos.
¿Esta herramienta está disponible para los miembros de mi equipo?
Aquellos miembros de tu equipo (Team members) que tengan habilitado el permiso “Edit the Trip” (Editar el Viaje) tendrán acceso a los documentos que necesitan firmar los clientes. Todos los miembros del equipo de una cuenta Pro que tengan habilitado el permiso “View Participant Info” tendrán acceso a descargar los documentos firmados.
¿Los participantes recibirán notificaciones por correo después de haber firmado el documento?
Sí, los participantes recibirán una confirmación por correo electrónico después de haber firmado su documento de forma exitosa.
Si tu participante no firma el documento de inmediato, se le mostrará una notificación en su propio panel de “Manage Booking” que dirá “You have one more step to go, please sign the document as required by your organizer” (“Tienes un paso pendiente, favor de firmar el documento solicitado por el organizador”).