Nos hemos asociado con eversign para incorporar eSignatures (firmas digitales) con validez legal dentro del proceso de reserva y pagos de WeTravel. Este artículo explica de forma sencilla cómo solicitarle a tus participantes que proporcionen su eSignature (firma digital) y cómo es que pueden firmar sus documentos durante su registro.
En el área de edición de tu viaje (trip builder), ve a la última pestaña llamada “eSignature”. Aquí puedes subir los documentos que requieran ser firmados digitalmente. Por default, la herramienta eSignature se encontrará deshabilitada así que será necesario habilitarla.
Habilita la herramienta al seleccionar el botón de “Yes” y así comenzar a preparar tu plantilla (template)
Al dar click en “Prepare Template”, verás lo siguiente:
Ahora podrás seleccionar uno o múltiples documentos - que serán integrados en una misma plantilla. Tip importante: si quieres subir más de un documento, selecciona uno de los documentos que quieres agregar y deja presionada la tecla “Command” si estás en una Mac, o “Ctrl” si estás utilizando Windows. Mientras presionas Command/Ctrl, da click en cada uno de los otros documentos que quieres seleccionar y luego presiona “Abrir”.
Ahora, podrás ver los archivos seleccionados en la ventana de eversign:
En el lado derecho, selecciona los campos que quieres incluir en tu documento. No hay límite para cuántos datos/ campos solicites a tus clientes.
Favor de notar que el peso máximo por documento debe ser 30 MB y el peso máximo por plantilla de 100 MB. Si los documentos seleccionados exceden estos límites, recibirás un mensaje de error y se te solicitará volver a subir tus documentos para intentar de nuevo.
Da click en “Guardar” y habrás creado exitosamente tu plantilla!
Es importante notar que una vez que la plantilla ha sido creada exitosamente, no podrás editarla directamente desde el área de edición (trip builder). Para cambiar una plantilla, necesitarás eliminar primero tu plantilla existente y luego crear una nueva:
Gestión de eSignatures o firmas digitales
Aquí encontrarás la columna de eSignature o firma digital que mostrará un icono verde si todos los documentos han sido firmados electrónicamente y un icono gris si uno o más pedidos en la misma reserva todavía no están firmados.
También puedes filtrar por estado de eSignature o firma electrónica:
Descargar Documentos Firmados
Para descargar los documentos firmados, simplemente ve a “My Trips” (Mis Viajes) y da click en “Manage Trip” (Gestionar viaje). En la sección de “Manage Trip”, selecciona “Booking details” (Detalles de reserva) o da click en el nombre del participante. Después da click en “Descargar Documento Firmado” (Download Signed Document). Favor de notar que si el comprador aún no ha firmado el documento, esta sección no aparecerá.
Experiencia del participante
Esto es lo que tus participantes verán cuando se les invite a firmar un documento después de hacer su reserva. Esta ventana aparecerá inmediatamente después de que se hayan registrado y pagado por su viaje.
Una vez firmado, eversign enviará una confirmación por correo a tu participante con una copia del documento firmado. A ti no te llegará esta notificación, pero siempre puedes ver el estatus de los documentos firmados desde el panel de “Manage Trip” (Gestionar Viaje), conforme a los pasos indicados aquí arriba
Si tu participante no firma el documento de inmediato, se le mostrará una notificación en su propio panel de “Manage Booking” que dirá “You have one more step to go, please sign the document as required by your organizer” (“Tienes un paso pendiente, favor de firmar el documento solicitado por el organizador”) .Además, eversign enviará de forma automática recordatorios para que firmen los documentos pendientes 1 día después de que el booking haya sido realizado y 5 días posteriormente.
Una vez que tus clientes firmen exitosamente los documentos, también podrán descargar el archivo desde la sección “eSignature” en su panel de “Manage Booking” aquí:
FAQ sobre eSignature
¿Puedo descargar los documentos firmados en bloque?
Actualmente no se puede, pero en caso de que requieras esta función, envíanos un email a info@wetravel.com para que podamos compartir este feedback con nuestro equipo.
¿Puedo solicitar a mis participantes que firmen documentos pendientes de eSignature (firma digital)?
Esta herramienta aún no se encuentra disponible. Pero siempre puedes enviarles a tus participantes un mensaje recordándoles firmar los documentos. Además Eversign enviará varios recordatorios también!
¿Los participantes que hayan reservado juntos podrán firmar el documento?
No, solamente un participante (Comprador o “Buyer”), podrá firmar los documentos. Se recomienda añadir a los participantes uno por uno si necesitas que todos los participantes firmen los documentos.
¿Qué pasa si yo registro a los participantes manualmente?
En caso de que registres a los participantes de forma manual a través de la función “Add Participant” (Añadir participante), no verás la notificación para firmar los documentos durante el registro. Una vez que tus clientes ingresen a su cuenta de Wetravel podrán firmar los documentos ellos mismos.
¿Esta herramienta está disponible para los miembros de mi equipo?
Aquellos miembros de tu equipo (Team members) que tengan habilitado el permiso “Edit the Trip” (Editar el Viaje) tendrán acceso a los documentos que necesitan firmar los clientes. Todos los miembros del equipo de una cuenta Pro que tengan habilitado el permiso “View Participant Info” tendrán acceso a descargar los documentos firmados.
¿Los participantes recibirán notificaciones por correo después de haber firmado el documento?
Sí, los participantes recibirán una confirmación por correo electrónico después de haber firmado su documento de forma exitosa. Únicamente si ellos no han firmado los documentos, se les enviará un recordatorio 1 día después de hacer su reserva y un segundo recordatorio 5 días después.
¿Esta herramienta funciona también en la versión móvil y en los buscadores de internet?
La versión web de la eSignature está 100% disponible para ti y tus clientes, aunque la versión móvil tiene algunas limitaciones. Los participantes pueden firmar, ver y descargar el documento desde su explorador en el teléfono móvil. Los organizadores pueden ver y descargar los documentos firmados, pero no podrán subir o borrar los documentos desde un explorador abierto en el móvil.
Puedo personalizar o añadir nuevos campos a una plantilla de eversign?
No, desafortunadamente no se puede editar o añadir nuevos campos a una plantilla de eversign. Favor de contactarnos a info@wetravel.com si tienes feedback adicional o tienes algún problema o dudas sobre esta herramienta!