¿Tienes un cliente por teléfono o en tu oficina y estás listo para tomar sus datos para completar la reserva? Usa la función "Add Participant" (Añadir participante) para añadir viajeros manualmente al panel de tu viaje. Solo necesitas el nombre y el correo electrónico de tu cliente para registrarlo en tu viaje.
Para empezar, ve al panel de tu viaje y elige "Add Participant" (Añadir participante).
Ahora puedes:
Elegir el número de paquetes
Añadir un código de descuento si corresponde
Seleccionar la divisa en la que realizarás el pago
Hacer clic en "Continue" (Continuar)
Ahora puedes ingresar los nombres y los correos electrónicos del comprador y de los viajeros.
🚨 Importante: Por favor, asegúrate de registrar a los viajeros con sus direcciones de correo electrónico personales. Por favor, abstente de usar el correo electrónico de tu empresa, ya que no recibirás las confirmaciones de reserva y de pago de nuestra parte.
No es necesario rellenar todos los campos del cuestionario del participante si no tienes esa información disponible (tu cliente siempre puede entrar a su cuenta de WeTravel y realizar cambios en el cuestionario).
Elige las opciones de Add-ons (extras). Ten en cuenta que este paso solo aparecerá si el viaje tiene extras disponibles.
Ahora puedes procesar el pago de tu cliente.
Opciones de pago:
Pagar el monto adeudado: Te permite registrar el depósito primero. El saldo pendiente del cliente será el monto restante. Opción de utilizar un plan de pagos.
Pagar el monto total: Te permite registrar el precio completo del viaje. El saldo del cliente quedará pagado en su totalidad.
Pagar (ingresar monto): Te permite registrar un monto personalizado pagado a tu discreción. Puedes ver el monto ingresado como "Due at Booking" (Pendiente al reservar) en el lado derecho de la ventana de pago. El saldo pendiente del cliente será el precio del viaje menos el monto ingresado.
Ningún pago realizado todavía: Te permite inscribir a un viajero sin ningún pago por adelantado. El saldo pendiente del cliente será el precio total del viaje.
Ahora puedes elegir el método de pago. Hay varias opciones y se basan en la divisa elegida.
Cuenta corriente (estas opciones cambiarán según la divisa elegida): Debes tener a la mano la información bancaria de tu cliente. Se aplican las tarifas estándar de WeTravel. Tu cliente recibirá un correo electrónico de confirmación de la reserva.
Tarjeta de Crédito/Débito: Debes tener a la mano la información de la tarjeta de crédito/débito de tu cliente; se aplican las tarifas estándar de WeTravel. Tu cliente recibirá un correo electrónico de confirmación de la reserva.
Transferencia bancaria (solo verás esta opción si la divisa seleccionada para pagar es USD o EUR): Los pagos por transferencia bancaria generan una tarifa de 25 USD o 25 EUR, según la divisa. No hay comisión de WeTravel para pagos realizados por transferencia bancaria.
Para completar su reserva con este método de pago, deberás ingresar su número de teléfono y marcar la casilla que confirma que el viajero entiende que si no completa la transferencia en la fecha correspondiente, su transferencia bancaria será cancelada.
Por favor, asegúrate de pasarle al viajero esta información y las instrucciones de pago, ya que necesitará realizar el pago a través de su banco.
Pago Externo (efectivo, cheque, etc.): Puedes registrar pagos en efectivo o con cheque sin que se aplique ninguna tarifa de transacción. Puedes elegir si quieres que tu cliente reciba un correo electrónico de confirmación de reserva seleccionando esta opción en la casilla. Te recomendamos encarecidamente que utilices el campo de notas para incluir detalles sobre el pago, de modo que tanto tú como tu cliente sepan a qué se refiere.
🚨 IMPORTANTE: Si no eliges enviar la confirmación de reserva a tu cliente al añadir un pago externo (efectivo, cheque, etc.), no podrás enviarla más tarde ni nosotros podremos hacerlo.
Después de seleccionar el método de pago, haz clic en "Confirm booking" (confirmar reserva) para completar el proceso de registro de tu cliente. Verás el siguiente mensaje: "Participant successfully added" (participante añadido con éxito).
¡Ahora puedes administrar la reserva de ese viajero normalmente!
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cómo puede mi cliente acceder a su reserva?
Pueden acceder a la reserva fácilmente entrando en WeTravel con la dirección de correo electrónico con la que los registraste. Si tienen problemas con esto, por favor, refiérelos a info@wetravel.com para solucionar el problema.
¿Cuáles son las tarifas por usar la función de Add Participant (añadir participante)?
Se aplica la tarifa regular de WeTravel a las cuentas corrientes y a las tarjetas de crédito/débito. Para las transferencias bancarias (Wire Transfers), se aplica una tarifa de $25 o €25, según la divisa. Al registrar un pago en efectivo, cheque o otro pago externo, no cobramos ninguna tarifa.
¿Puedo cambiar la información del cuestionario del participante después de confirmar la reserva?
He configurado un plan de pago para otros clientes. Acabo de añadir un nuevo cliente manualmente. ¿Se aplicará el plan de pagos automáticamente?
Si tu paquete de precios tiene un plan de pagos ya configurado, se aplicará automáticamente. Si no es así, siempre puedes añadir uno desde el panel del viaje. Aquí verás cómo.
¿Cómo se ve afectado el plan de pagos si registro a un cliente con una cantidad personalizada?
El paquete de pagos mantendrá las mismas fechas que antes. El saldo a deber se reducirá en la cantidad que has introducido. El pago se aplicará primero al depósito. Si el pago es mayor que el depósito, se aplicará al depósito y a la primera cuota. Si es aún mayor, se aplicará al depósito, a la primera cuota, a la segunda cuota y así sucesivamente.
He añadido varios viajeros a la vez. ¿Recibirán todos las confirmaciones de reserva?
Solo la persona añadida en "Buyer information" (información del comprador) recibirá un correo electrónico de confirmación. Aconsejamos añadir a los viajeros, uno por uno, si quieres que todos reciban un correo electrónico de confirmación.
Estoy añadiendo varios viajeros a la vez. ¿Pueden pagar con diferentes métodos de pago?
Solo pueden pagar con diferentes métodos de pago si crean una página de contribución para la reserva o si los añades por separado con su propia dirección de correo electrónico.
¿Se guarda la información de pago?
Para las cuentas corrientes y los pagos con tarjeta de crédito/débito, guardamos la información de pago de tu cliente, que se establecerá como el método de pago predeterminado para futuros pagos, incluida la facturación automática si está habilitada.
Para las transferencias bancarias (wire payments), no guardamos la información de tu cliente. Cada pago por transferencia bancaria requiere un conjunto de instrucciones nuevo para evitar retrasos o errores.
¿Se incluyen también los Términos y Condiciones que he añadido a mi perfil en esta función?
Sí. Puedes añadir tus propios Términos y Condiciones al proceso de pago, y se aceptarán al hacer clic en "Confirm Payment" (confirmar pago).
¿Puedo añadir viajeros manualmente después de la fecha límite del paquete de pago?
No, por favor, ajusta primero la fecha límite del paquete de pago.
¿Puedo añadir viajeros manualmente si he alcanzado el número máximo de viajeros del viaje o la disponibilidad del paquete de precios?
No, por favor, ajusta primero la disponibilidad del viaje. Aquí verás cómo.
¿Puedo cambiar la nota después de confirmar el pago?
No, desafortunadamente, la nota no se puede cambiar después de confirmar el pago.