¿No encuentra el flujo combinado de reembolsos y cancelaciones?
Si ves las acciones separadas de Cancelar una reserva y Procesar un reembolso, consulta:
¿Cómo puedo cancelar una reserva, procesar un reembolso o hacer ambas cosas?
Puedes gestionar reembolsos y cancelaciones desde un único flujo de trabajo.
Para empezar:
Ve a "My Trips" (Mis Viajes) y haz clic en "Manage Trip" (Administrar Viaje).
Haz clic en los tres puntos junto a la reserva.
Selecciona "Cancel" (Cancelar) o "Issue Refund" (Procesar reembolso)
A continuación, verás tres opciones:
Cancel and Refund(Cancelar y procesar reembolso)
Cancel Only(Cancelar únicamente)
Refund Only(Solo reembolsar)
La opción que elijas determinará cómo se actualizará la reserva y el plan de pago.
Cancelar y Procesar un Reembolso
Seleccione esta opción cuando desee cancelar un paquete o complemento de una reserva Y devolver el dinero al viajero.
Una vez seleccionada, podrás elegir qué se debe cancelar:
Una vez allí, puedes seleccionar el método de reembolso:
Si vas a realizar un reembolso a través de WeTravel, primero deberás seleccionar qué pagos reembolsar antes de confirmarlo.
Nota: Si no tienes fondos suficientes para procesar el reembolso, verás este mensaje: ¿Cómo recargar el saldo de tu cuenta?
Si realizas un reembolso fuera de WeTravel, este se registrará en la reserva, pero no se procesará ningún fondo a través de WeTravel.
Ejemplos:
Un viajero cancela su viaje y tiene derecho a un reembolso.
Un viajero cancela un servicio adicional (Add-On) y debe recibir un reembolso.
Necesitas cancelar parte de una reserva y emitir un reembolso parcial.
Dependiendo del importe del reembolso, WeTravel podría preguntarte qué hacer con el resto del dinero.
Si el reembolso es inferior al importe cancelado, tú puedes:
Conservar la diferencia (por ejemplo, como cargo por cancelación) o
Aplicar la diferencia al saldo restante de la reserva.
Nota: Si la reserva ya está pagada en su totalidad, no podrás aplicar la diferencia a un saldo pendiente, ya que no existe saldo alguno. En este caso, deberás reembolsar el importe total cancelado o retener una parte como importe no reembolsable.
Cancel Only (Cancelar únicamente)
Selecciona esta opción cuando desees cancelar un paquete o complemento "Add-On" de una reserva, pero no quieras reembolsar el dinero al viajero.
Ejemplos:
La reserva no es reembolsable.
El viajero desea utilizar el importe para una reserva futura.
Necesitas cancelar una reserva mientras decides cómo gestionar los fondos posteriormente.
Una vez seleccionada, podrás elegir qué se cancelará:
Los artículos cancelados se eliminarán de la reserva y el total de la misma se actualizará en consecuencia.
Only Refund (Solo reembolsar)
Selecciona esta opción cuando desees devolver dinero a un viajero sin modificar su reserva.
Ejemplos:
Ofrecer una compensación por cortesía.
Corregir un error de precio.
Devolver parte de un pago manteniendo la reserva activa.
La reserva permanece activa y el reembolso se registra en ella.
Una vez seleccionada, tendrá estas dos opciones:
Refund the Traveler(Reembolsar al viajero)
Selecciona esta opción para reembolsar al viajero al método de pago original o para registrar un reembolso externo.
Una vez seleccionada, puedes elegir el método de reembolso:
Si vas a realizar un reembolso a través de WeTravel, primero deberás seleccionar qué pagos reembolsar antes de confirmarlo.
Return Now, Collect Later (Devolver ahora, cobrar luego)
En ocasiones, es posible que desee devolver temporalmente el dinero a un viajero sin modificar el importe original de la reserva.
Elige Devolver ahora, cobrar luego cuando:
Necesitas devolver el dinero ahora.
El viajero deberá reembolsar el importe posteriormente.
No desea reducir el total de la reserva.
En este caso:
El importe pagado por la reserva se reduce.
El total de la reserva permanece sin cambios.
No se produce ninguna cancelación de la reserva
Reembolsos externos/Reembolsos fuera de WeTravel
Si ya has reembolsado al viajero fuera de WeTravel, puedes registrar el reembolso para fines de informes.
Una vez seleccionada la opción, se te pedirá que confirmes los detalles, que el reembolso es definitivo e irreversible, y que, si lo deseas, añadas un mensaje personalizado al correo electrónico de notificación:
Ejemplos:
Reembolso en efectivo
Transferencia bancaria
Pago con cheque
Pagos ACH, BACS o SEPA que ya no se pueden reembolsar a través de WeTravel
Registrar un reembolso externo no implica ningún movimiento de fondos. Simplemente actualiza tus registros.
Nota: Puedes elegir si deseas que tu cliente reciba un correo electrónico de confirmación seleccionando esta opción en el recuadro. Te recomendamos encarecidamente que utilices el campo de notas para incluir detalles sobre el reembolso, de modo que tanto tú como tu cliente sepan a qué se refiere.
Notas Importantes
Los reembolsos no se pueden revertir
Una vez que un reembolso ha sido procesado o registrado, no puede ser cancelado ni deshecho.
Los reembolsos pueden tardar en aparecer
Los reembolsos suelen aparecer en el estado de cuenta del viajero en un plazo de 5 a 10 días hábiles, dependiendo del método de pago y la entidad financiera.
Utiliza el método de pago original siempre que sea posible
Devolver los fondos al método de pago original es la forma más segura de evitar disputas y contracargos.
Las transferencias bancarias tienen limitaciones de reembolso
Algunos pagos por transferencia bancaria no pueden reembolsarse a través de WeTravel después de 180 días. En esos casos, puedes procesar el reembolso externamente y registrarlo en WeTravel. Consulta este artículo para más información: Reembolso de pagos por transferencia bancaria con más de 180 días de antigüedad.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre "Solo reembolso" y "Devolver ahora, cobrar después"?
"Solo reembolso" reduce el valor de la reserva y registra un reembolso en la reserva.
"Devolver pago, cobrar después" solo reduce el importe pagado. El total de la reserva no cambia.
¿Puedo cancelar una reserva sin reembolsar al viajero?
Sí. Selecciona "Cancelar únicamente".
¿Puedo reembolsar a un viajero sin cancelar su reserva?
Sí. Selecciona "Solo reembolsar".
¿Puedo hacer un reembolso parcial?
Sí. Puedes reembolsar cualquier importe elegible, ya sea a través de WeTravel o como reembolso externo.
¿Qué ocurre si un reembolso falla?
Si un reembolso falla, WeTravel actualiza automáticamente la reserva para mantener los registros correctos. Se te notificará y podrás volver a intentar el reembolso si es necesario.
¿Recibirán los viajeros un correo electrónico?
Los viajeros reciben notificaciones por correo electrónico de los reembolsos procesados a través de WeTravel.
¿Puedo elegir si se reembolsan las comisiones del método de pago?
Algunos organizadores pueden ver una opción de gestión de comisiones durante el proceso de reembolso. Cuando está disponible, puedes elegir si asumir las comisiones del método de pago elegible o transferirlas al viajero.
¿Dónde ha ido la función de Ajuste de saldo?
La función Balance Adjustment (Ajuste de saldo) ha sido reemplazada por Custom Adjustment (Ajuste personalizado).
Ahora puedes añadir un Ajuste Positivo (Complemento personalizado) para aumentar el total de la reserva o un Ajuste Negativo (Descuento personalizado) para reducir el importe adeudado.
Para crear uno, abre la reserva, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Añadir ajuste personalizado. Luego elige el tipo de ajuste correspondiente, introduce el importe y los detalles, y completa la actualización.
Esto proporciona una distinción más clara entre cargos y descuentos, manteniendo al mismo tiempo un registro transparente de todos los cambios en la reserva.
Si tienes cualquier pregunta o comentario, contáctanos en info@wetravel.com 🎉