La función Team Members (Miembros del equipo) de WeTravel te permite otorgarle a otros usuarios la capacidad de gestionar tus viajes por ti. Así es como funciona:
Agregar un team member (Miembro del equipo)
Ubica el cursor sobre tu imagen de perfil/nombre de perfil y selecciona "Account"(Cuenta):
Haz clic en "Team members" (Miembros del equipo) y después en "Add Team Member" (Agregar miembro del equipo) como se muestra a continuación:
En la siguiente ventana emergente, primero deberás ingresar la dirección de correo electrónico de tu miembro del equipo, y su nombre y apellido.
Si ese miembro del equipo aún no tiene una cuenta de WeTravel, se le enviará un correo electrónico de invitación con instrucciones a la dirección de correo electrónico que proporciones. Tan pronto como se registre en WeTravel, se convertirá en miembro del equipo y podrá co-gestionar los viajes de inmediato!
Si el miembro del equipo ya tiene una cuenta de WeTravel asociada a esa dirección de correo electrónico, se convertirá automáticamente en un miembro del equipo activo.
Después de hacer clic en "Continue" (Continuar), deberás especificar los permisos del miembro del equipo:
Explicación de las categorías de permisos
Gestión del equipo:
Decide si un miembro del equipo puede añadir o editar a otros usuarios en tu cuenta. Al conceder este permiso les da acceso automático a todos los Viajes, Itinerarios e Inventario. Podrán crear nuevos viajes y gestionar todos los viajes (actuales y futuros). Sin embargo, no podrá asignar permisos de Payouts & Reports (Pagos y Informes) a otros, ya que ese es un permiso que solo el titular principal de la cuenta puede asignar.
Viajes:
Decide si quieres permitir que el miembro del equipo pueda crear viajes a tu nombre y en tu representación. Aunque creen viajes en tu nombre, no podrán controlar los fondos a menos que les des permiso.
Importante: Si un miembro del equipo no tiene permiso para crear viajes en tu nombre, no podrá copiar, desactivar o eliminar ninguno de los viajes de la cuenta principal.
Acceso a viajes:
Decide a qué viajes quieres que el miembro del equipo pueda acceder. Puedes seleccionar todos los viajes, solo viajes específicos que selecciones, o solo darle acceso a los viajes que él mismo haya creado a tu nombre.
Permisos de Viaje:
Decide qué nivel de acceso otorgarás al miembro del equipo; siempre tendrá derecho a ver la información de los participantes y los archivos de los clientes cargados para los viajes a los que tenga acceso.
Edit the trip (Editar el viaje): autorización para editar la descripción y las imágenes del viaje.
Add new participants (Agregar nuevos participantes): autorización para agregar nuevos participantes al viaje y procesar su primer pago.
Send messages to participants (Enviar mensajes a los participantes): autorización para enviar mensajes a los participantes.
Issue refunds and change bookings (Emitir reembolsos y cambiar reservas): autorización para emitir reembolsos, agregar pagos a reservas existentes, cancelar o cambiar reservas y actualizar la información del cuestionario de los participantes.
Respond to reviews (Responder a reseñas): autorización para responder a las reseñas de los participantes en los viajes a los que tenga acceso.
Itinerarios:
Manage itineraries and view library (Administrar itinerarios y ver la biblioteca): autorización para ver, editar y crear itinerarios, así como para ver la biblioteca.
Add and edit Itinerary library content (Agregar y editar el contenido de la biblioteca de itinerarios): autorización para editar y administrar la biblioteca de itinerarios y agregar nuevos elementos. Si esta opción está deshabilitada, los miembros del equipo podrán seguir usando los elementos existentes de la biblioteca para crear itinerarios.
Inventario:
Manage resources and view resource calendar (Administrar recursos y ver el calendario de recursos): autorización para acceder y administrar recursos, incluyendo editarlos y eliminarlos en nombre del organizador principal.
Nota: Los miembros del equipo con acceso a "Edit a trip" (Editar un viaje) pueden editar el viaje, incluyendo las conexiones de recursos en el creador de viajes. Los miembros del equipo con permiso para "Issue refunds and change bookings" (Emitir reembolsos y modificar reservas) pueden agregar, editar y eliminar recursos para una reserva específica.
Pagos e Informes:
View full reports and available balances (Ver informes completos y saldos disponibles): autorización para ver los informes de transferencias, recargas y transacciones de la cuenta principal. El saldo actual solo se puede ver descargando el informe de transacciones. En la página en sí, se mostrará como cero.
Make payouts and transfers (Realizar pagos y transferencias): autorización para realizar pagos locales y transferencias desde la cuenta principal.
Add wire payout accounts and suppliers (Agregar cuentas y proveedores de transferencias): autorización para agregar nuevas cuentas bancarias y invitar a proveedores a la cuenta principal.
Nota: Actualmente, los miembros del equipo no pueden acceder a la función de la Tarjeta WeTravel ni añadir cuentas de transferencia locales. Esto solo se puede gestionar a través de la cuenta principal.
Notificaciones:
Decide qué notificaciones por correo electrónico recibe el miembro del equipo. Puede recibir notificaciones solo para los viajes que ha creado o para todos los viajes a los que tiene acceso. Si el miembro del equipo no puede crear viajes en tu nombre, puedes seleccionar la opción "do not receive notifications"(No recibir notificaciones).
Editar o eliminar acceso:
Una vez que hayas agregado a los miembros del equipo, siempre puedes editar su acceso o eliminarlo por completo.
Reenviar invitación
Si el miembro del equipo que invitaste aún no ha aceptado tu invitación, puedes enviarle otra.
Permisos de los miembros del equipo:
Puedes establecer permisos específicos para cada miembro del equipo cuando creas su cuenta por primera vez. Estos permisos se pueden cambiar en cualquier momento.
Vista del miembro del equipo
El miembro del equipo verá todos los viajes a los que le has dado acceso en su lista de "My Trips" (Mis Viajes). Si están co-organizando uno de tus viajes, verán "Created by" (Creado Por) al lado del viaje. En el ejemplo de abajo, "Sunny Sky Travel" es el titular de la cuenta principal y ha añadido a "KN Getaways" como miembro del equipo y le ha dado acceso a su viaje.
Miembro de equipo de múltiples organizadores.
Si eres un miembro de equipo para varios organizadores, o si también gestionas tus propios viajes, puedes seleccionar la cuenta para la que quieres ver la información en la esquina superior izquierda.
Verás el nombre, y correo electrónico del organizador principal, y si tiene una suscripción Pro actual.
En todas las pestañas, tendrás la opción de seleccionar el organizador principal y verás únicamente la información de ese organizador. En la pestaña Account (Cuenta), solo podrás ver las reseñas del organizador principal que hayas seleccionado. Toda la demás información es de tu propia cuenta, independientemente de qué cuenta principal hayas seleccionado.
Si no te han dado permiso o si el acceso es solo para la cuenta principal, verás estos mensajes:
Nota: Por favor, contacta al organizador principal si necesitas acceso o permisos adicionales.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿Cómo crear un viaje para tu empresa como Team Member?
Crear un viaje en nombre de alguien es fácil. Haz clic en "Create your Trip" (Crear tu Viaje). La empresa de la que eres miembro de equipo quedará asignado en la sección "Trip Basics" (Datos Básicos del viaje) en el campo: "Organize Trip as"(Organizar viaje como).
Si eres miembro de equipo de varias cuentas, asegúrate de seleccionar primero a la persona o empresa para la que estás trabajando en la esquina superior izquierda de la página al iniciar sesión.
Luego, haz clic en "Create your Trip" (Crear tu Viaje). La persona o empresa que hayas seleccionado quedará asignado en la sección "Trip Basics" (Datos básicos del viaje) para la opción: "Organize Trip as" (Organizar viaje como).
De esta manera, puedes asegurarte de que todos los fondos recaudados se almacenen en un solo lugar: la cuenta principal. Todos los itinerarios creados por los miembros del equipo seguirán mostrando el logotipo y la información de la persona o la empresa principal.
¿Qué correos electrónicos/notificaciones recibiré? ¿Qué correos electrónicos recibe un miembro del equipo?
Si un miembro del equipo crea un viaje en tu nombre, tanto tú como el miembro del equipo recibirán todos los correos electrónicos de notificación relacionados (por ejemplo, nuevas reservas, consultas de participantes). Puedes personalizar la configuración de notificaciones de cada miembro del equipo, eligiendo si reciben alertas solo para los viajes que han creado o para todos los viajes a los que tienen acceso.
Si le otorgas a un miembro del equipo permisos para realizar pagos, enviar transferencias o añadir proveedores, tú, como titular de la cuenta principal, también recibirás notificaciones por correo electrónico de cada una de esas acciones. Si tu miembro del equipo tiene permiso para añadir a otros miembros a la cuenta principal, todas las partes involucradas recibirán una notificación por correo electrónico (tú, el que invita y el invitado).
Estoy co-organizando un viaje. ¿Cómo puedo añadir al co-organizador a la página del viaje?
Darle acceso a un miembro del equipo a tu viaje no cambia la forma en que se muestra a los participantes. Otros miembros del equipo podrán gestionar tu viaje, pero tus participantes no lo sabrán. Tú, como titular de la cuenta principal, seguirás apareciendo como el único organizador.
Si quieres mostrar a los participantes que el viaje está co-organizado, hay dos maneras de hacerlo:
Cambiar tu perfil existente (o crear un nuevo usuario) con un nombre de perfil que sea una combinación de sus nombres (por ejemplo, "Jane & John" en lugar de "Jane Doe").
Añadir un párrafo personalizado de "Organizadores" en la "Descripción del viaje" cuando creas un viaje. En este párrafo, puedes dar más información sobre los diferentes organizadores.
¿Cómo puedo darle a un miembro del equipo acceso a ciertos viajes seleccionados Y también a todos los viajes que ha creado?
Si marcas la casilla "Create trips on behalf of," (Crear viajes en nombre de), los miembros del equipo tendrán acceso automáticamente a los viajes creados (hasta que los elimines). Por esto, si quieres darles acceso a algunos viajes seleccionados además de los que han creado, simplemente marca la casilla "Crear viajes en nombre de" Y haz clic en "Specific trips" (Viajes Específicos) para los viajes que hayas creado previamente y a los que también quieras darles acceso.
¿Puedo darle a mi contador acceso completo a los informes?
Sí, por supuesto. Por favor, asegúrate de otorgar a tu miembro del equipo acceso a "All trips (current and future)" (Todos los viajes (actuales y futuros)) y luego selecciona el permiso "View Full Reporting & Available Balances" (Ver informes completos y saldos disponibles).
Los miembros del equipo que reciben este permiso podrán ver las transferencias, recargas y informes de transacciones de la cuenta principal.
Nota: El saldo disponible de una cuenta principal solo será visible en la primera hoja del informe de transacciones, no en la pestaña de pagos.
Cuando tu miembro del equipo intente descargar un informe de su cuenta de WeTravel, deberá elegir para qué cuenta de organizador necesita el informe. El informe descargado solo incluirá los datos del organizador seleccionado:
¿Los miembros del equipo deberán usar la autenticación de dos factores (2FA)?
Sí, todos los miembros del equipo deben usar 2FA al iniciar sesión. Además, si un miembro del equipo tiene permisos para agregar métodos de pago o iniciar pagos (mediante métodos locales o transferencias), se le solicitará que complete la 2FA antes de realizar estas acciones para mayor seguridad.
Por favor, contáctanos si tienes alguna otra pregunta. ¡Estaremos encantados de ayudarte!