Este artículo incluye instrucciones paso a paso sobre cómo configurar tus viajes, paquetes y recursos para aprovechar al máximo la gestión de inventario en WeTravel. Con la gestión de inventario, WeTravel te permite optimizar la disponibilidad y utilización de tus recursos.
Veamos cómo funciona esto para los alojamientos, explorando primero un ejemplo simple y luego uno más complejo.
🟢 Escenario simple: un tipo de habitación y varios paquetes
Comencemos con un escenario simple. Crearás un programa para una semana en Izmir. Dispones de un inventario de 15 habitaciones dobles, que pueden reservarse con una configuración de ocupación doble o de ocupación individual.
📦 Crea tu paquete para cada opción de alojamiento
Crearás paquetes específicos para cada opción de alojamiento que quieras ofrecer a tus clientes (ocupación doble, ocupación individual, habitaciones compartidas, estilo dormitorio, etc.).
Comienza a diseñar tu viaje con nuestro creador de viajes.
Crea tus paquetes de ocupación doble y sencilla.
Publica tu viaje.
Como resultado, creaste una página de viaje con dos paquetes para elegir:
🛏️ Crea tus recursos
Dentro de la sección de Inventario, puedes administrar tus recursos. Con esta primera versión de Gestión de inventario, los recursos se limitan a los alojamientos.
Haz clic en "Crear nuevo recurso".
Define las características de este recurso. De forma predeterminada, el tipo de recurso en esta versión de la herramienta es Alojamiento. El nombre del recurso es "Izmir - Habitaciones Dobles". Hay un total de 15 habitaciones disponibles, con capacidad para dos personas por habitación. Este recurso solo está disponible para uso privado y no se puede compartir entre diferentes reservas o participantes. (Puedes consultar la captura de pantalla a continuación para obtener más información).
Se ha creado y agregado exitosamente un nuevo recurso a tu lista de recursos. Ahora puedes verlo en el creador de viajes.
🔗 Conecta los tipos de habitaciones a cada paquete
Ahora que tus paquetes y recursos han sido creados, puede conectarlos. Una vez conectados, la disponibilidad de tus paquetes se basará en el inventario de tus habitaciones.
En la sección de precios del creador de viajes, asegúrate de hacer clic en "Sí" junto a "¿Conectar recurso al paquete?" para cada paquete.
Se mostrará una lista de recursos y deberás seleccionar el tipo de alojamiento etiquetado como "Izmir - Habitaciones Dobles".
Tu recurso ahora está conectado. La disponibilidad de tus paquetes cambiará a "Según la disponibilidad de los recursos".
Si lo deseas, puedes restringir aún más la disponibilidad de un paquete. Por ejemplo, es posible que desees limitar tu "Programa de semana completa - Ocupación Individual" a 5 paquetes y así asegurarte de tener suficiente inventario disponible para paquetes de ocupación doble.
IMPORTANTE: Tus clientes no verán ningún recurso vinculado/conectado al paquete que reserven, ya que esta información solo está disponible y es administrada totalmente por ti, el organizador del viaje.
🟠 Escenario más complejo: múltiples tipos de habitaciones y opciones para compartir
Estás planeando un retiro en Colombia y te gustaría ofrecer varias configuraciones de habitaciones para alojar grupos de diferentes tamaños. Tienes un inventario de 20 habitaciones, incluyendo habitaciones individuales, dobles, dobles queen y triples. Estas habitaciones se pueden reservar en diferentes configuraciones, como ocupación individual, ocupación doble, compartida para adultos (dos personas por habitación), compartida para mujeres (de tres a cuatro personas por habitación) o compartida para hombres (también de tres a cuatro personas por habitación).
📦 Crea tu paquete para cada opción de alojamiento
Crearás paquetes específicos para cada opción de alojamiento que quieras ofrecer a tus clientes.
Comienza a diseñar tu viaje con nuestro creador de viajes.
Crea tus paquetes
a. Programa de semana completa con alojamiento en ocupación doble.b. Programa de semana completa con alojamiento de ocupación individual.
c. Programa de semana completa para adultos con habitación compartida (dos adultos por habitación)
d. Programa de semana completa para mujeres con habitación compartida (de tres a cuatro mujeres por habitación)
e. Programa de semana completa para hombres con habitación compartida (de tres a cuatro hombres por habitación)
Publica tu viaje.
Como resultado, has creado una página de viaje que ofrece cinco paquetes diferentes para elegir.
🛏️ Crea tus recursos
Dentro de la sección de Inventario, puedes administrar tus recursos. Con esta primera versión de Gestión de Inventario, los recursos se limitan a alojamientos.
Haz clic en "Crear Nuevo Recurso".
Define las características para cada tipo de habitación. En esta versión de la herramienta, el recurso predeterminado es Alojamiento. Por ejemplo, puedes nombrar la primera habitación "Nuqui - Habitación Doble". Dispones de un total de cinco habitaciones, cada una con capacidad para dos personas. Este recurso es sólo para uso privado y no se puede compartir entre diferentes reservas o participantes.
Otro recurso es “Nuqui - Habitación Individual”. Dispones de un total de cuatro habitaciones, cada una con capacidad para una persona. Este recurso también es solo para uso privado.
El siguiente recurso es el “Nuqui - Habitación Triple”. Dispones de una habitación con capacidad para tres personas. Este recurso se puede configurar como “Compartido(a)”. Incluirás este tipo de habitación solo para tus paquetes de mujeres y hombres. Luego defines dos opciones para compartir: “Compartido(a) para Mujeres” y “Compartido(a) para Hombres”, ambas con capacidad para tres.
Por último, crea tu “Nuqui - Habitación Doble Queen“. Dispones de un total de diez habitaciones, cada una con capacidad para cuatro personas. Este recurso se puede configurar como “Compartido(a)”. Incluirás este tipo de habitación solo para 3 de tus paquetes. Tienes que definir tres opciones para compartir: “Compartido(a) para Mujeres” y “Compartido(a) para Hombres” (ambos con capacidad para cuatro) y “Compartido(a) para Adultos” (con capacidad para dos).
Una vez que crees tus recursos, deberán aparecer en tu lista de recursos y se verán en tu creador de tu viaje.
🔗 Conecta los tipos de habitaciones a cada paquete
Ahora que tus paquetes y recursos has sido creados, puedes conectarlos. Una vez conectados, la disponibilidad de tus paquetes se basará en el inventario de tus habitaciones.
En la sección de precios del creador de tu viaje, asegúrate de hacer clic en "Sí" junto a "¿Conectar recurso al paquete?" para cada paquete.
Selecciona qué tipo de alojamiento ofrece este paquete (privado o compartido) y elije el (los) tipo(s) de habitación correspondiente(s). En el siguiente paso, selecciona la ocupación del paquete y haz clic en "Conectar".
Tus recursos ahora están conectados. La disponibilidad de tus paquetes cambiará a "Según la disponibilidad de los recursos".
Una habitación específica solo se puede reservar con una configuración. Por ejemplo, una vez que tenga una reserva de "Compartido(a) para Mujeres" asignada a una habitación, solo se asignarán a esta habitación las nuevas reservas de paquetes con la opción "Compartido(a) para Mujeres".
👀 Ve las reservas entrantes y controla tu inventario automáticamente
A medida que los clientes reserven los viajes, la disponibilidad de habitaciones y paquetes se calculará automáticamente.
Deja que tus clientes reserven sus viajes y deja que el sistema ajuste la disponibilidad.
Ahora puedes ver fácilmente a qué viajes está asociado un recurso, así como su cantidad y capacidad. Obtén más información sobre la Lista de Recursos aquí.
Utiliza el Calendario de Recursos para revisar en tiempo real cuántas habitacions quedan disponibles para un rango de fechas determinado. Obtén más información sobre el Calendario de Recursos aquí.
IMPORTANTE: Tus clientes no verán ningún recurso vinculado/conectado al paquete que reserven, ya que esta información solo está disponible y es administrada totalmente por ti, el organizador del viaje.
Preguntas frecuentes:
¿Qué acceso tendrán los miembros de mi equipo?
Los miembros del equipo a quienes se les ha otorgado el permiso "Permitir que los miembros del equipo creen viajes en mi nombre" pueden acceder a la Lista de Recursos y al Calendario de Recursos en el menú de Inventario, así como crear, editar y eliminar recursos en nombre del organizador principal. Los miembros del equipo con acceso a "Editar un viaje" pueden editar el viaje, incluida la capacidad de conectar recursos en el creador de viajes. Los miembros del equipo con el permiso "Emitir reembolsos y cambiar reservas" pueden agregar, editar y eliminar recursos para una reserva específica.
¿Puedo editar o agregar el recurso en una reserva específica?
¡Sí! Para hacerlo, ve al panel de tu viaje y elije "Editar o Agregar Recurso" en el menú desplegable:
Si el paquete que reservó tu cliente no tiene recursos conectados, primero deberás conectar recursos al paquete en tu creador de viajes.
Después de seleccionar un recurso, haz clic en "Confirmar Nuevo Recurso" para actualizar la reserva. No se enviarán notificaciones por correo electrónico a tus clientes después de actualizar o agregar los recursos.
Por favor considera que cualquier cambio realizado a los recursos en el creador de viajes solo afectará las nuevas reservas. Las instrucciones anteriores ayudarán a ajustar los recursos asignados a las reservas existentes.
¿Cómo puedo realizar un seguimiento de los overbookings (sobreventa o exceso de reservas)?
Por favor ten en cuenta que cambiar paquetes con recursos asignados para clientes específicos puede resultar en una sobreventa de recursos. Cuando los recursos hayan sido sobrevendidos para una fecha determinada, aparecerá una etiqueta roja con la palabra "Sobreventa" en tu Calendario de Recursos:
Puedes hacer clic en la disponibilidad del recurso y realizar los cambios/ediciones pertinentes en el recurso si es necesario.
Consejo: Para ver fácilmente las fechas en las que el recurso ha sido sobrevendido, haz clic en la etiqueta "Sobreventa". Esto mostrará un calendario de 30 días a partir del primer día de sobreventa. 💡
¿Puedo conectar varios recursos a un paquete?
Puedes seleccionar varios recursos para el mismo paquete, pero solo uno se utilizará como el recurso principal, mientras que el resto servirá como respaldo si el recurso principal se agota. Así es como aparecerá en tu creador de viajes:
¿Por qué no puedo ver todos mis recursos cuando intento agregar un recurso a una reserva específica?
Primero deberás conectar los recursos al paquete reservado por el participante en tu creador de viajes para ver y agregar el recurso a la reserva. Alternativamente, puedes cambiar a tus participantes a un paquete diferente que ya tenga conectado el recurso correcto.
Por favor contáctanos en info@wetravel.com si tienes algún inconveniente o deseas compartir algún comentario.