WeTravel CRM: Guía Práctica

El CRM de WeTravel proporciona a los organizadores un lugar centralizado para gestionar contactos, hacer seguimiento de las interacciones y optimizar la comunicación. Está diseñado para reducir la fricción en los flujos de trabajo diarios, eliminar el "ruido" mediante la automatización y destacar posibles oportunidades de venta adicional (upsell) a lo largo del recorrido del cliente.

El CRM reúne herramientas clave para ayudar a los organizadores a gestionar clientes potenciales, cultivar relaciones y mejorar la conversión.

Para empezar, abre el CRM desde el panel de navegación y selecciona Contacts (Contactos). Esta vista reúne todos tus clientes potenciales y clientes en un solo lugar, organizados en orden cronológico por fecha de creación.

Puedes crear un nuevo contacto directamente desde esta página haciendo clic en Create New (Crear Nuevo) e introduciendo los detalles del contacto. Solo se requiere la dirección de correo electrónico.

La importación de contactos a WeTravel desde otro sistema aún no está disponible. Si te interesa esta función, háznoslo saber en info@wetravel.com 🙂

Puedes buscar tus contactos existentes por nombre, correo electrónico o número de teléfono, y también puedes filtrarlos basándote en los siguientes criterios:

No te preocupes si seleccionas múltiples filtros al mismo tiempo; no se anulan entre sí.

Puedes editar las columnas y seleccionar cuáles mostrar en tu resumen haciendo clic en Edit Columns (Editar Columnas):

Puedes reordenar las columnas arrastrándolas y soltándolas en el orden que prefieras. Si es necesario, puedes seleccionar todas las casillas o desmarcarlas para excluir esa información de la tabla. Después de realizar tus ediciones, haz clic en Apply (Aplicar) para guardar tus preferencias.

Una vez que hayas establecido los filtros y las columnas deseadas, puedes exportar los contactos a través del botón More Actions (Más Acciones):

Puedes acceder a los detalles completos del contacto haciendo clic directamente en la fila del cliente potencial o del cliente, o abriendo el menú de tres puntos y seleccionando View Details (Ver Detalles).

Esta sección muestra la información del contacto, detalles generales como el estado, el número de viajes, la fecha de la última reserva y el importe total reservado, así como cualquier nota y etiqueta. También encontrarás los viajes a los que se han unido con información clave de la reserva, junto con el historial de mensajes que contiene las conversaciones intercambiadas entre tú y el contacto.

Puedes actualizar los detalles del contacto, incluyendo añadir notas y otra información. Estas actualizaciones son específicas del CRM y no afectarán a otras áreas de la plataforma.

En la sección de resumen de contactos, puedes añadir nuevas etiquetas, eliminar etiquetas de un contacto y aplicar etiquetas existentes de la lista (ten en cuenta que las etiquetas no se pueden eliminar de forma permanente por el momento). Puedes asignar hasta 25 etiquetas a un contacto, y estas etiquetas te ayudarán a encontrar rápidamente los contactos correctos al filtrar:

En la sección Trips (Viajes), puedes ver todos los viajes que el contacto ha reservado, junto con detalles de alto nivel de la reserva. También encontrarás enlaces directos a las páginas Manage Trip (Gestionar Viaje) y Manage Booking (Gestionar Reserva), así como cualquier información de pago y tareas del participante si el contacto es un participante en ese viaje.

Cuando el contacto ha reservado múltiples viajes:

En la sección Messages (Mensajes), los usuarios Pro podrán conectar su cuenta de correo electrónico para enviar mensajes y ver los intercambios de correo electrónico anteriores con el contacto.

Alternativamente, como usuario Pro, puedes conectar tu correo electrónico directamente desde la pestaña Account (Cuenta). Ve a Account (Cuenta) > CRM Email Settings (Configuración de Correo Electrónico del CRM) y selecciona Connect Email (Conectar Correo Electrónico).

Se te pedirá que aceptes los términos y condiciones, después de lo cual completarás el flujo de autenticación proporcionado por nuestro proveedor de confianza, Nylas.

Actualmente, solo se admiten cuentas de correo electrónico de Gmail y de Outlook. Si deseas conectar otro dominio de correo electrónico, por favor, infórmanos de tu interés en info@wetravel.com.

Tanto tú como los miembros de tu equipo que tengan acceso a todos los viajes y el permiso de "Send messages to participants" (Enviar mensajes a los participantes) pueden conectar correos electrónicos a la cuenta principal.

Puedes marcar un correo electrónico como shared (compartido) si varios miembros del equipo utilizan la misma dirección y necesitan enviar mensajes desde ella.

Como organizador, puedes ver todas las cuentas de correo electrónico conectadas, incluyendo:

Los organizadores también pueden eliminar cuentas de correo electrónico conectadas, pero los miembros del equipo solo pueden eliminar las que agregaron ellos mismos.

En la sección Messages (Mensajes) de cada contacto, puedes enviar correos electrónicos directamente y cualquier intercambio existente en tu bandeja de entrada conectada aparecerá aquí.

Haz clic en New Message (Nuevo Mensaje) para redactar un correo electrónico, elige la dirección vinculada desde la que deseas enviar, añade tu mensaje, pon a otros en copia (CC) y adjunta archivos si es necesario. Los mensajes no enviados se guardan automáticamente como borradores para que puedas retomarlos en cualquier momento.

Los correos electrónicos enviados desde el CRM se ven igual para tus clientes que los correos enviados desde tu bandeja de entrada normal; no hay ninguna distinción. Cualquier respuesta que envíen aparecerá en la sección Messages (Mensajes), lo que te permite continuar la conversación sin interrupciones.

Los usuarios con suscripción Básica pueden navegar por el sistema CRM y ver o gestionar contactos, mientras que los usuarios Pro pueden conectar su cuenta de correo electrónico para enviar mensajes y ver los intercambios de correos electrónicos anteriores con el contacto.

Las cuentas de correo electrónico compartidas permiten a los miembros del equipo con acceso al CRM enviar mensajes desde la misma dirección. Las cuentas de correo electrónico solo pueden ser marcadas como compartidas por la persona que las conecta y, una vez compartidas, quedan disponibles para el resto del equipo. Al enviar un mensaje, los usuarios pueden elegir desde qué dirección de correo electrónico conectada desean enviarlo.

No, actualmente no hay límite en el número de cuentas de correo electrónico que puedes conectar.

Cuando un cliente actualiza sus datos en su cuenta de WeTravel, la información no se sincroniza automáticamente con tu contacto en el CRM. Esto se hace por razones de seguridad para mantener separados los registros gestionados por el organizador. Si un cliente cambia el correo electrónico principal de su cuenta de WeTravel, se creará un nuevo contacto en tu CRM y el contacto anterior permanecerá; puedes eliminarlo si ya no lo necesitas.

Las actualizaciones realizadas directamente en el CRM (como editar una dirección de correo electrónico) no modifican la cuenta de WeTravel del viajero ni la información de sus reservas existentes.

Mientras existan mensajes entre un contacto y cualquier cuenta de correo electrónico conectada, ese historial de mensajes será visible en la página del contacto.

Para eliminar un contacto, ve a la sección Resumen, localiza el contacto, haz clic en los tres puntos y selecciona View Details (Ver Detalles). Desde allí, haz clic en los tres puntos que aparecen a continuación y elige Delete Contact (Eliminar Contacto). Eliminar un contacto no afecta ningún dato de reserva ni las reservas existentes del cliente.

Después de desconectar tu correo electrónico, solo los borradores incompletos almacenados en tu navegador permanecerán visibles. Ningún otro mensaje estará disponible.

Tanto la versión web como la versión móvil del CRM son totalmente accesibles para ti y los miembros de tu equipo, siempre que tengan los permisos necesarios.

Por favor, contáctanos si tienes alguna otra pregunta. ¡Estaremos encantados de ayudarte!