Si necesitas reubicar a un viajero en un viaje diferente, sigue estos pasos para hacerlo en unos pocos clics.
Ve a Trips y haz clic en "Manage Trip".
Busca al viajero en la lista y selecciona "Rebook to Another Trip" en su menú.
Aparecerá una ventana emergente con detalles como el nombre del viaje, la información del comprador, los nombres de los viajeros y el monto ya pagado. Usa el menú desplegable para seleccionar el nuevo viaje:
Nota: Los viajes agotados o en una divisa diferente se mostrarán atenuados y no podrán seleccionarse.
Cosas importantes para recordar al transferir una reserva:
La reserva original y todos los viajeros se cancelarán automáticamente. Esto es definitivo y no se puede deshacer.
Los montos pagados previamente se transferirán al nuevo viaje, y cualquier impuesto pagado de la reserva original se ajustará según la configuración de impuestos del nuevo viaje. Si el nuevo monto del impuesto es menor, no se emitirá ningún reembolso automáticamente; tendrás que gestionarlo de forma manual. Si es mayor, eres responsable de cobrar la diferencia al viajero.
Los extras y paquetes no se copiarán al nuevo viaje.
Los documentos firmados electrónicamente o cargados, y las respuestas a los formularios, no se copiarán.
Después de seleccionar un nuevo viaje, puedes elegir un paquete. Si se aplican impuestos al nuevo viaje, aparecerán en la sección "Nueva reserva":
En el siguiente paso, verás la información del viajero precargada según el paquete seleccionado, la cual puedes editar según sea necesario. Una vez completado, podrás agregar cualquier extra.
Ten en cuenta que, si no se ofrecen complementos o extras en el viaje, este paso no se mostrará.
Luego podrás revisar el total pagado, los impuestos incluidos y el nuevo plan de pagos, y confirmar que el pago se transferirá al nuevo viaje, cancelando la reserva original. Si el nuevo viaje cuesta más, el comprador tendrá un saldo pendiente. Si cuesta menos, puedes emitir un reembolso si es necesario.
Por último, puedes optar por incluir un mensaje personalizado en el correo electrónico de confirmación. Haz clic en "Confirm Rebooking"(Confirmar cambio de reserva) y listo. ¡Has vuelto a reservar con éxito para tu cliente!
¿Qué Sucede Después?
Se cancela la reserva original y se reserva el nuevo viaje.
Puedes ver los detalles de la nueva reserva haciendo clic en el estado azul "rebooked"(Nueva Reserva).
Tanto tú como el viajero recibirán un correo electrónico de confirmación de la nueva reserva (no se enviará ningún correo electrónico de cancelación).
Puedes ponerte en contacto con tus clientes y pedirles que completen su cuestionario de viajero y, si es necesario, firmen los documentos requeridos.
Los recordatorios de pago enviados después de la nueva reserva se vincularán al nuevo viaje.
Nota: Los recordatorios enviados anteriormente seguirán vinculados al viaje anterior, pero no se enviarán más recordatorios.
Preguntas Frecuentes
¿Qué sucede si vuelvo a reservar menos viajeros que en la reserva original?
Solo se transferirán los viajeros seleccionados. El resto se cancelará en la reserva original.
¿Qué pasa si cometí un error y necesito revertir la reserva?
No se permite volver a reservar el viaje original ni volver a reservar un viaje con una reserva existente para el mismo comprador. Utilice la función Add Participant (Agregar participante) para agregar a alguien nuevamente al viaje original y Registrar pagos en efectivo para equilibrar los fondos que no se pueden mover.
¿Podemos mis viajeros y yo ver los detalles de la nueva reserva en el registro de actividad?
Sí, tú y tus viajeros pueden ver los detalles de la nueva reserva en el registro de actividad tanto de la nueva como de la original.
¿Puedo transferir reservas con pagos pendientes?
Sí, los pagos pendientes se trasladarán al nuevo viaje. El comprador deberá pagar cualquier saldo pendiente según el plan de pago del nuevo viaje. Si la facturación automática está habilitada para el nuevo viaje, procesará los montos adeudados una vez que se completen los pagos pendientes.
¿Puedo transferir a una sola persona de una reserva de grupo a otro viaje?
No, no son posibles los traslados individuales dentro de una reserva de grupo. La reserva completa sólo se puede trasladar a un nuevo viaje. Si necesitas transferir a una sola persona, primero debes cancelar su paquete en la reserva original y luego agregarles al nuevo viaje como un proceso separado.
¿Puedo transferir reservas de forma masiva?
Actualmente, las reservas deben transferirse individualmente y no pueden realizarse de forma masiva.
¿Cómo se reflejará esto en mis informes?
Los datos de los viajeros y los nombres de los viajes se actualizan en los informes. Los informes de Pagos y Transacciones incluyen un campo adicional para los detalles de la nueva reserva.
Toda la información del viajero también está disponible en la hoja de Excel descargable dentro de tu panel de viaje. Reflejará el nuevo viaje al que se volvió a reservar el comprador y ya no mostrará la reserva anterior.
¿La página de contribución también se transferirá cuando vuelva a reservar al cliente?
Sí, si la reserva original incluye una página de contribución, se trasladará automáticamente al viaje reservado y el enlace de la página de contribución original permanecerá activo y directo al nuevo viaje. Incluso si el nuevo viaje no tiene una página de contribución habilitada, los pagos se transferirán de todos modos y el enlace original seguirá funcionando.
¿Qué pasa si el viaje que quiero volver a reservar está reservado por completo?
Los viajes reservados por completo aparecerán atenuados y no se podrán seleccionar para volver a reservarlos a menos que haya lugares adicionales disponibles.
¿Quién tiene acceso a esta función?
Esta función está disponible para organizadores Básicos y Pro. Los miembros del equipo deben tener el permiso "Make refunds and change bookings"(Realizar reembolsos y cambiar reservas) para acceder a la opción de cambio de reserva.