Aquí te mostramos cómo puedes emitir un reembolso a un participante.
Puedes buscar a los participantes ingresando su nombre o dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda o, alternativamente, ir a "My Trips" (Mis Viajes) y hacer clic en "Manage Trip" (Administrar Viaje):
Haz clic en "Issue Refund" (Procesar reembolso) junto al nombre al que deseas emitir un reembolso.
Aparecerá la siguiente ventana emergente y podrás seleccionar tu siguiente acción:
Reembolsar un Pago Total o Parcial
Digamos que necesitas reembolsar un pago o una cantidad parcial personalizada. Selecciona la cuenta bancaria o tarjeta correcta a la que deseas enviar el reembolso, ingresa la cantidad (por ejemplo, $100), haz clic en "Continue" (Continuar) y sigue los siguientes pasos para confirmar el reembolso.
🚨 Importante: Cuando reembolsas una cantidad parcial, tu viajero recibe el monto parcial junto con una cantidad proporcional de las tarifas de WeTravel y las tarifas de transferencia/tarjeta (cuando apliquen). WeTravel reembolsará nuestra tarifa, pero la tarifa de procesamiento de transferencia/tarjeta se deducirá de tu saldo de WeTravel.
Reembolsar Todos Los Pagos
Selecciona esta opción si deseas realizar un reembolso completo de la reserva. Esta acción reembolsará todos los pagos que tu cliente haya realizado.
Por favor, ten en cuenta que, por defecto, la opción "Cancel this booking" (Cancelar esta reserva) se activa cada vez que realizas un reembolso completo. Si la mantienes seleccionada, la reserva del participante se cancelará automáticamente y será eliminado de la lista de participantes.
🚨 Importante: Cuando inicias un reembolso a través de WeTravel, tu viajero recibirá el monto total del reembolso en su método de pago original. WeTravel te reembolsa nuestra tarifa de plataforma, pero las tarifas de procesamiento de tarjetas y transferencias bancarias (wires) se deducen de tu saldo de WeTravel. Los reembolsos para pagos bancarios locales (p. ej., ACH, SEPA) siguen siendo gratuitos, ya que no hay tarifas de procesamiento para estas transferencias.
Registrar un Reembolso en Efectivo
Supongamos que tienes un pago ACH que tiene más de 180 días de antigüedad. Lo has reembolsado fuera de WeTravel y ahora necesitas registrar ese reembolso correctamente en el sistema. O tal vez tu participante pagó el viaje con tarjeta y ahora quieres registrarlo como un reembolso en efectivo porque ya le has reembolsado fuera de WeTravel.
Cualquier pago, incluyendo los pagos bancarios y con tarjeta, se puede marcar como reembolso en efectivo (cash refund).
No se moverán fondos a través de WeTravel ni a la cuenta de tu cliente. Esto es solo para fines informativos.
Después de seleccionar la opción "Record a Cash Refund" (Registrar un reembolso en efectivo), elige el pago que deseas registrar como reembolso en efectivo, ingresa la cantidad (por ejemplo, $100), haz clic en "Continue" (Continuar) y sigue los pasos siguientes para confirmar el reembolso.
Nota: Por favor, ten en cuenta que, para los reembolsos en efectivo, no se envía automáticamente una notificación por correo electrónico al cliente.
🚨 Importante
Por favor, utiliza el método de pago original para los reembolsos siempre que sea posible.
La forma más segura y confiable de reembolsar a un cliente es siempre devolver el dinero a su método de pago original.
Reembolsar fuera de nuestra plataforma, por ejemplo, dando un reembolso en efectivo por un pago con tarjeta de crédito, puede ser arriesgado. Si un cliente presenta una disputa o contracargo (chargeback) más tarde, podría recibir dos reembolsos: el que procesaste fuera de la plataforma y otro de su emisor de tarjeta. Esto podría causar una pérdida a tu negocio. Reembolsar completamente un pago con tarjeta a través de Stripe evitará una disputa una vez que el reembolso se complete.
Si la tarjeta del cliente ya no está activa: Incluso si su tarjeta ha expirado, aún debes procesar el reembolso a través del pago con la tarjeta original en la plataforma de WeTravel. Nuestro procesador de pagos dirigirá los fondos a su nueva tarjeta u otro método proporcionado por su banco.
Si una transferencia bancaria tiene más de 180 días (o 90 para BECS): Dado que las reglas de la red te impiden reembolsar en la plataforma después de este tiempo, deberás reembolsar al cliente fuera de la plataforma. Una vez que lo hagas, asegúrate de registrarlo como un reembolso en efectivo en WeTravel para mantener tus informes precisos. Ten en cuenta que las tarifas de transacción originales no se devuelven en estos casos.
Si debes reembolsar fuera de WeTravel:
En el raro caso de que necesites emitir un reembolso fuera de nuestra plataforma, asegúrate de:
Obtener confirmación por escrito del cliente de que está de acuerdo con el método de reembolso alternativo y comprende las implicaciones.
Documentar el monto, la fecha, el método y el motivo del reembolso.
Usar la función Record a Cash Refund (Registrar un reembolso en efectivo) en WeTravel para mantener tus registros precisos. Esta opción registra el reembolso sin mover ningún fondo.
Siempre verificar los detalles del reembolso antes de confirmarlo.
Cosas a tener en cuenta
Nota 1: Después de procesar un reembolso real (no en efectivo), tu participante recibe automáticamente un correo electrónico informándole sobre el reembolso. Los reembolsos normalmente tardan entre 5-10 días laborables en aparecer en el estado de cuenta del participante. Por favor, consulta este artículo para obtener información sobre reembolsos por transferencia bancaria.
Nota 2: Una vez procesado, el reembolso (real o en efectivo) no se puede cancelar ni revertir.
Nota 3: Los pagos bancarios que están "pendientes" solo se pueden reembolsar una vez que se hayan liquidado, lo que toma 5 días hábiles, sin incluir fines de semana. Por lo tanto, los pagos bancarios solo se pueden reembolsar 5 días hábiles después de que haya realizado el pago.
Nota 4: Si procesas un reembolso parcial, el participante seguirá registrado en tu viaje. Si también quieres eliminar al participante, haz clic en "Cancel Booking" (Cancelar reserva) después de haber emitido el reembolso parcial.
Nota 5: Si la tarjeta del participante utilizada para la compra ha sido cancelada o ha expirado, el banco o la compañía de tarjeta de crédito normalmente redirigirá el monto del crédito emitido a la cuenta o tarjeta actual para su uso.
Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si un reembolso falla?
Te informaremos por correo electrónico tan pronto como nuestro procesador de pagos nos avise para que puedas procesar el reembolso fuera de WeTravel.
¿Puede un participante recibir un reembolso doble por pagos con transferencia bancaria?
Sí, en raras ocasiones. Si emites un reembolso mientras el banco del participante también inicia una disputa, es posible que reciba dos devoluciones (una de tu reembolso y otra del banco). Debido a la forma en que se manejan las disputas de transferencias bancarias, ni WeTravel ni nuestro proveedor de pagos pueden revertir una de estas.
👉 Qué hacer:
Informa al participante cuando proceses un reembolso (tarda entre 3 y 4 días hábiles en aparecer).
Pídele que no presente una disputa mientras el reembolso está pendiente.
Si ocurre una doble devolución, tendrás que comunicarte directamente con el participante para acordar el pago de vuelta.
Puedes encontrar más información sobre cómo WeTravel maneja las disputas aquí.
Por favor, contáctanos si tienes alguna otra pregunta. ¡Estaremos encantados de ayudarte!