Función Pro: Esta función está disponible en el plan Pro. Puedes encontrar más información aquí: ¿Cómo actualizar y manejar tu suscripción de WeTravel?
Conecta tu calendario de Google o Microsoft al CRM para programar y gestionar reuniones y notas en un solo lugar, eliminando el intercambio de correos y la necesidad de herramientas de programación independientes.
Para empezar, ve a CRM > Configuración de calendario (Calendar Settings) y conecta tu calendario de Google o Microsoft:
🚨 Si ves la pantalla “Se necesita la aprobación del administrador”, el administrador de Microsoft de tu organización deberá aprobar WeTravel antes de que puedas conectar tu correo electrónico.
Esto es lo que deberá hacer:
Iniciar sesión en Microsoft con una cuenta de administrador.
Aprobar la aplicación WeTravel y concederle permiso de acceso al calendario. El editor debería figurar como WeTravel Inc.
Aceptar la solicitud de permisos.
Una vez aprobada, regresa a WeTravel y vuelve a conectar tu calendario.
Una vez conectado, aparecerán tu calendario principal y cualquier calendario secundario vinculado. Si tienes varios calendarios, selecciona cuáles deseas incluir en tu disponibilidad y elige a qué calendario deben agregarse las nuevas reuniones.
También puedes desconectar tu calendario desde esta sección en cualquier momento haciendo clic en Desconectar (Disconnect) en la esquina superior derecha.
Nota: Tu disponibilidad se calcula en función de todos los calendarios seleccionados, lo que garantiza que los viajeros solo puedan programar citas cuando estés completamente libre.
En Detalles del evento, establece el título, la descripción y la duración de la reunión. Puedes optar por generar automáticamente un enlace de videollamada para cada invitación, usar tu propio enlace (por ejemplo, de Zoom) o omitir la adición de un enlace de videollamada.
Nota: Los enlaces de videollamada de Microsoft Teams solo están disponibles si estás conectado con una cuenta de trabajo. Las cuentas personales de Outlook no pueden generar enlaces de Teams. Si usas una cuenta personal, deberás agregar manualmente tu propio enlace de reunión de videollamada; de lo contrario, no se incluirá ningún enlace de video.
En Disponibilidad, establece tu zona horaria, así como los días y las horas específicos en los que estás disponible para las reuniones:
Nota: La zona horaria predeterminada es UTC. Asegúrate de actualizarla a tu zona horaria local o tu disponibilidad seguirá mostrándose en UTC.
En la Configuración de programación, puedes establecer:
Tiempo de margen (Buffer time): Tiempo libre antes o después de cada evento para evitar reuniones seguidas.
Aviso mínimo (Minimum notice): El aviso con menor anticipación que aceptarás antes de una reunión. Los viajeros no pueden reservar una hora antes de este plazo.
Ventana de programación (Scheduling window): Con cuánta anticipación pueden reservar los viajeros. No pueden elegir una hora posterior a este límite.
Por último, en la sección Enlace de reunión, activa la programación y comparte tu enlace con los viajeros para que puedan programar citas contigo. Si necesitas pausar las nuevas programaciones sin cambiar tu enlace ni realizar otros ajustes, cambia esta opción a 'No'.
La experiencia del viajero
Una vez que compartas tu enlace de reunión, los viajeros podrán elegir cualquier día y hora disponibles, sin necesidad de iniciar sesión.
El viajero ingresa su nombre completo y dirección de correo electrónico, que es a donde se enviará la invitación al calendario:
Una vez programada, la reunión se añade automáticamente a tu calendario, incluido el enlace de vídeo seleccionado (Google Meet, Teams o personalizado).
Tanto tú como el viajero recibirán un correo electrónico de confirmación con el enlace y el viajero podrá añadir el evento a su propio calendario. Se envía un recordatorio 30 minutos antes de la reunión, además de cualquier recordatorio predeterminado configurado en tu calendario.
La reunión también aparece en la actividad del CRM y se vincula al contacto y a la oportunidad correspondientes.
Tomador de notas (Notetaker)
Cuando se programa una reunión de vídeo a través del Calendario (Calendar Scheduler), se añade un tomador de notas con IA a la llamada.
Cómo funciona
Cuando la reunión comienza, un bot de notas llamado "Meeting Notetaker" se une y espera en la sala de espera (lobby) hasta que se le admita para empezar a grabar.
Una vez finalizada la reunión, el bot sale automáticamente y se añaden una transcripción descargable y un resumen al contacto y a la oportunidad en el CRM.
El resumen destaca los puntos clave, como las decisiones tomadas y cualquier acción con responsables asignados y plazos establecidos durante la llamada.
Cómo se ve en el CRM
Cosas importantes a tener en cuenta
El tomador de notas solo funciona para reuniones de vídeo programadas a través de la función del calendario y únicamente con enlaces de Google Meet, Teams y Zoom.
Se activa de forma predeterminada en cada reunión programada y se retira tras 2 minutos de silencio total. Si haces clic en "Denegar" (Deny) en la sala de espera, el tomador no entrará y no se tomarán notas. Si se le elimina a mitad de la llamada, conservará la transcripción hasta ese punto.
Si se selecciona "Sin videollamada" (No video call) en la configuración de tu calendario, o si la reunión ya cuenta con su propio bot, el tomador de notas no se unirá a la reunión.
Si el evento se mueve en el calendario, el bot del tomador de notas se moverá junto con él.
Si el enlace de vídeo se cambia directamente en tu calendario, el bot seguirá intentando unirse al enlace original.
Si se elimina el evento, se cancela la asistencia del bot del tomador de notas.
Preguntas Frecuentes
¿Tendrán los miembros de mi equipo acceso al Calendario de Citas y al Tomador de notas (Notetaker)?
Sí. Cada miembro del equipo conecta su propio calendario y obtiene su propio enlace de programación. Además, cualquier persona de tu equipo con acceso de visualización al CRM podrá ver los resúmenes y descargar las transcripciones.
¿Podemos el viajero o yo reprogramar o cancelar una reunión?
Como organizador, puedes editar o cancelar una reunión directamente desde tu propio calendario. Este cambio se sincroniza automáticamente con WeTravel. Sin embargo, por ahora, la tarjeta "Reunión programada" del CRM mantendrá la hora original y las reuniones canceladas seguirán apareciendo.
Los viajeros no pueden modificar ni cancelar las reuniones por sí mismos. Pueden responder a la invitación o ponerse en contacto contigo directamente para solicitar cambios.
¿Pueden varios viajeros reservar la misma fecha y hora?
No, el espacio se bloquea durante 10 minutos mientras rellenan el formulario, lo que evita que otros viajeros reserven el mismo horario.
¿Conectar un calendario modifica la configuración de mi correo electrónico en el CRM?
No. La conexión del calendario solo solicita acceso al calendario; conectarlo o desconectarlo no cambia la sincronización de tu correo electrónico.
¿Pueden los viajeros ver mi calendario y mis otras reuniones?
No. Los viajeros solo pueden ver tus horarios disponibles.
¿Puedo añadir o editar las preguntas del formulario que un viajero debe completar al programar una reunión?
Por el momento no. Si tienes alguna sugerencia, por favor, envíala a info@wetravel.com.
¿Qué sucede si desconecto mi calendario?
Los viajeros no podrán programar un nuevo horario hasta que vuelvas a conectar tu calendario. Las reuniones ya programadas permanecerán en tu calendario y sus transcripciones y resúmenes seguirán sincronizándose con el CRM.
¿Qué sucede si paso de mi plan al nivel Básico?
Las transcripciones seguirán disponibles en el CRM, pero la función del Calendario (Calendar Scheduler) se deshabilitará hasta que vuelvas a actualizar tu cuenta a Pro.
Por favor, contáctanos si tienes alguna otra pregunta. ¡Estaremos encantados de ayudarte!