Formularios para Viajeros es donde creas los formularios y preguntas que envías a los viajeros, desde el checkout hasta después del viaje. Puedes vincular preguntas a campos del CRM, de modo que las respuestas de los viajeros se guarden directamente en su ficha de contacto.
Dónde encontrarlo: ve a CRM → Formularios para Viajeros(Traveler Forms).
Hay tres pestañas: Plantillas de formulario(Form templates,), Biblioteca de preguntas(Question library) y Preguntas exclusivas del viaje(Trip-only questions).
Plantillas de formulario(Form Templates)
Una plantilla de formulario es un grupo reutilizable de preguntas. Puedes añadir una a cualquier viaje en lugar de configurar las preguntas desde cero cada vez.
El formulario de información de checkout
Toda cuenta tiene un formulario de Checkout. No se puede eliminar, y siempre incluye Nombre, Apellido y Correo electrónico. No puedes quitar ni editar esas tres preguntas.
Formularios de muestra
Los formularios de muestra están disponibles para todos los organizadores, y los viajeros los ven igual que cualquier otro formulario — no hay diferencia en lo que se muestra. WeTravel los sugirió para que pruebes la función — son muestras para revisar, no para usar tal cual. Puedes editarlos o eliminarlos, y su configuración predeterminada se puede cambiar en cualquier momento:
Información post-reserva: se envía 30 días antes de que comience el viaje. Pide número de teléfono, fecha de nacimiento, país/nacionalidad, contacto de emergencia, dirección, requisitos dietéticos y alergias.
Reseña post-viaje: se envía 1 semana después de que termine el viaje. Pregunta cómo fue el viaje y por cualquier otro comentario.
Crear un formulario
En Plantillas de formulario, haz clic en Crear plantilla de formulario
Añade preguntas de tu biblioteca, o crea una nueva pregunta de biblioteca desde dentro del formulario.
Elige la configuración del formulario: cuándo se envía, los recordatorios y si las respuestas se bloquean después de una fecha determinada.
Guarda.
Añadir un formulario a los nuevos viajes automáticamente
Marca un formulario como predeterminado y se añadirá a cada nuevo viaje que crees. Para hacerlo, abre la plantilla de formulario, luego ve a Configuración y activa Añadir este formulario automáticamente a todos los nuevos viajes. Los viajes que ya has creado no se ven afectados.
Para añadir un formulario a un viaje que ya has creado, arrástralo desde el panel de biblioteca en el creador de viajes.
Biblioteca de preguntas
La Biblioteca de preguntas contiene todas las preguntas reutilizables de tu cuenta. Las preguntas se listan por última actualización, con las más recientes primero.
Añadir una pregunta
En Biblioteca de preguntas, haz clic en Crear pregunta de biblioteca
Ingresa el título de la pregunta, elige el tipo de respuesta y di si es obligatoria.
Opcionalmente, vincula la pregunta a un campo del CRM (ver abajo).
Guarda.
Vincular una pregunta a un campo del CRM
Vincular significa que la respuesta de cada viajero se guarda en el campo correspondiente de su contacto en el CRM.
Busca un campo del CRM existente. Cada resultado muestra su tipo entre corchetes, por ejemplo Fecha de nacimiento [Fecha].
Si el campo aún no existe, elige Crear campo de CRM al final de los resultados.
Algunas reglas una vez que una pregunta está vinculada:
El campo del CRM determina el tipo de la pregunta. Si eliges un campo con un tipo diferente, la pregunta cambia para coincidir con él.
El campo del CRM controla las opciones de respuesta. Para preguntas de desplegable o de opción múltiple, añade o edita las opciones en el campo del CRM (CRM → Campos), no en la pregunta. Los cambios se actualizan entonces en todos los viajes que usan la pregunta.
Para cambiar una pregunta a un campo de CRM diferente, elimina primero el vínculo actual y luego añade el nuevo.
Editar y eliminar preguntas de biblioteca
Siempre puedes cambiar el título de una pregunta y si es obligatoria.
El tipo de respuesta no se puede cambiar una vez que una pregunta tiene respuestas.
Editar una pregunta de biblioteca no cambia los viajes que ya la usan — la excepción son las opciones de respuesta, donde los cambios sí se aplican a los viajes que ya usan la pregunta.
Si eliminas una pregunta de biblioteca, se mantiene en cualquier viaje que la use como pregunta exclusiva del viaje. Se elimina de tu biblioteca y se desvincula del CRM, pero el campo del CRM y sus datos se conservan.
Una pregunta usada en un formulario de contacto o de consulta en tu sitio web no se puede eliminar ni desvincular de su campo del CRM hasta que la quites de ese formulario.
Eliminar opciones de respuesta: si eliminas una opción de respuesta en un campo del CRM, esa respuesta también se elimina de cada contacto que la haya seleccionado. Verás una advertencia primero.
Usar Formularios para Viajeros en un viaje
Una vez que tus formularios y preguntas están configurados, los añades a los viajes en el creador de viajes.
Dónde encontrarlo: Abre un viaje en el creador de viajes y ve a la pestaña Formularios para Viajeros. El panel de Biblioteca a la derecha tiene dos pestañas, Formularios y Preguntas, además de una barra de búsqueda. Para editar tus plantillas, haz clic en Administrar plantillas de formulario.
El paso tiene dos secciones:
Formulario de checkout: información recopilada mientras el viajero reserva.
Formularios posteriores al checkout: información recopilada después de confirmada la reserva.
Añadir un formulario
En el panel de Biblioteca, abre la pestaña Formularios.
Arrastra un formulario a Formulario de checkout o Formularios posteriores al checkout.
Haz clic en Publicar para guardar los cambios en tu viaje.
Los formularios que ya están en el viaje tienen una marca verde en el panel de Biblioteca.
Añadir una sola pregunta de biblioteca
En el panel de Biblioteca, abre la pestaña Preguntas.
Arrastra la pregunta a un formulario.
Haz clic en Publicar.
Si una pregunta está vinculada a un campo del CRM, verás una etiqueta verde debajo con el nombre del campo, por ejemplo Fecha de nacimiento 🔗. Las respuestas a esas preguntas se guardan en el contacto del viajero.
Añadir una pregunta exclusiva del viaje
Una pregunta exclusiva del viaje existe en un solo viaje en lugar de en tu Biblioteca de preguntas. Para añadir una, haz clic en Crear pregunta dentro de un formulario en el creador de viajes.
Las preguntas exclusivas del viaje funcionan con normalidad para los viajeros, pero no puedes reutilizarlas en otros viajes ni vincularlas a un campo del CRM. Sus respuestas permanecen en el viaje y no se guardan en un contacto.
Para reutilizar una pregunta exclusiva del viaje, vincularla a un campo del CRM, o añadir las respuestas pasadas de los viajeros a sus contactos, combínala en tu biblioteca desde CRM → Formularios para Viajeros → Preguntas exclusivas del viaje. No tienes que combinar nada — las preguntas exclusivas del viaje siguen funcionando en sus viajes, así que si solo están en viajes pasados que no volverás a ejecutar, puedes dejarlas como están.
Dónde aparecen las respuestas
Cuando un viajero envía un formulario, el envío aparece en las Actividades de su contacto en el CRM. Las respuestas a preguntas vinculadas al CRM también se guardan en los campos de contacto correspondientes.
Combinar preguntas exclusivas del viaje en tu biblioteca
Una pregunta se vuelve exclusiva del viaje cuando la añades directamente en el creador de viajes, automáticamente a partir de tus preguntas de viajes anteriores, o cuando la pregunta de biblioteca en la que se basaba ha sido eliminada.
Puedes combinar las preguntas exclusivas del viaje seleccionadas en una nueva pregunta de biblioteca, o en una existente. En cualquier caso:
Las preguntas que selecciones deben ser compatibles entre sí, o verás una advertencia antes de empezar.
La opción múltiple se puede combinar en un desplegable, excepto una pregunta de opción múltiple o de casillas de verificación con una opción de texto libre "Otro".
Si alguna pregunta que estás combinando tiene "Otro" activado, la pregunta combinada conserva una opción "Otro".
Las preguntas de biblioteca vinculadas a un campo de oportunidad del CRM no se pueden usar como destino de combinación.
Qué ocurre después de combinar:
Cada pregunta exclusiva del viaje es reemplazada por la pregunta de biblioteca en sus viajes, y el título de la pregunta se actualiza para coincidir — los viajeros verán la redacción de la biblioteca a partir de entonces.
Las preguntas combinadas ya no aparecen en la pestaña Preguntas exclusivas del viaje.
Si la pregunta de biblioteca está vinculada a un campo del CRM, las respuestas pasadas de los viajeros se añaden a sus contactos — esto actualiza los campos que ya tienen un valor, además de completar los que están vacíos.
Cada actualización aparece en las Actividades del contacto, etiquetada como Combinación de preguntas, junto con quién hizo la combinación.
Las combinaciones se ejecutan en segundo plano, por lo que las actualizaciones del CRM pueden tardar unos momentos en aparecer.
Combinar frente a vincular directamente: vincular una pregunta de biblioteca a un campo del CRM desde la Biblioteca de preguntas solo guarda las respuestas recibidas a partir de ese momento — las respuestas pasadas no se añaden. Para incorporar al CRM las respuestas pasadas de una pregunta exclusiva del viaje, usa el flujo de combinación en su lugar.
Si usabas Tareas de Participantes antes
Tus Tareas de Participantes se han trasladado automáticamente a Formularios para Viajeros. Puedes encontrar tus preguntas anteriores en Preguntas exclusivas del viaje.
Los formularios post-reserva, incluidas las preguntas de carga de archivos, están disponibles en el plan Basic.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede acceder a Formularios para Viajeros? Cualquier miembro del equipo con acceso al CRM. También puedes controlar permisos específicos para campos y formularios individuales.
¿Por qué no puedo editar las opciones de respuesta en una pregunta de biblioteca? Está vinculada a un campo del CRM, y el campo controla las opciones. Edítalas en CRM → Campos.
¿Puedo ocultar una opción de respuesta solo en un viaje? Sí. En el creador de viajes, oculta la opción en ese viaje. Ocultar opciones no es posible en la biblioteca ni en el campo del CRM.
Edité una pregunta de biblioteca. ¿Por qué no cambiaron mis viajes existentes? Las ediciones se aplican a los viajes que añadan la pregunta a partir de ese momento. Los viajes que ya la usan conservan su versión actual — excepto los cambios en las opciones de respuesta, que también se aplican a esos viajes.
¿Por qué no puedo añadir una pregunta a mi formulario de contacto o de consulta de viaje? Esos formularios solo pueden usar preguntas de biblioteca vinculadas a un campo del CRM. Crea y vincula la pregunta en tu Biblioteca de preguntas primero.
¿Puedo eliminar el formulario de información de Checkout o sus preguntas predeterminadas? No. El formulario de Checkout es obligatorio, y Nombre, Apellido y Correo electrónico siempre están incluidos.
¿Por qué no puedo cambiar el tipo de respuesta de una pregunta? Una vez que una pregunta tiene al menos una respuesta, su tipo de respuesta queda bloqueado. Esto mantiene la coherencia de las respuestas existentes — crea una nueva pregunta en su lugar si necesitas un tipo diferente.
¿Por qué no puedo eliminar o desvincular una pregunta que está en mi sitio web? Si una pregunta se usa en un formulario de contacto o de consulta en tu sitio web, quítala primero de ese formulario. Una vez que ya no esté en uso allí, podrás eliminarla o desvincularla de su campo del CRM.
¿Cuándo se convierte una pregunta en exclusiva del viaje? Una pregunta se vuelve exclusiva del viaje cuando la añades directamente en el creador de viajes, cuando se crea automáticamente a partir de tus preguntas de viajes anteriores, o cuando la pregunta de biblioteca en la que se basaba ha sido eliminada desde entonces.
Cuando combino una pregunta exclusiva del viaje, ¿sobrescribirá la información de contacto existente? Sí. Si la pregunta de biblioteca está vinculada a un campo del CRM, las respuestas pasadas de los viajeros se añaden a sus contactos — incluyendo la actualización de campos que ya tienen un valor, no solo los vacíos.